创建有效的差旅管理工作流程

遵循此差旅管理工作流程，最大限度地提高您在商务旅行中的投资回报。

商务旅行的存在是为了为组织带来成果：更多的客户、更多的销售、更高水平的协作等。但是太多的公司陷入了效率低下且不支持商务旅行目标的旅行管理工作流程中。

为了充分利用您的差旅计划，您需要创建一个真正有效的差旅管理工作流程。 你是怎样做的？ 以下是您应该采取的 5 个步骤，以确保您的组织最大限度地利用商务旅行的好处。

1. 定义你的首要任务

你的首要任务是什么？ 在回答这个问题之前，请记住，差旅过程包括具有不同优先级的各种利益相关者。

例如，高管希望商务旅行能够带来丰厚的投资回报，而旅行者则希望安排舒适，让他们尽可能高效。 作为差旅经理，您的首要任务之一可能是差旅政策合规性。

这些不同的优先事项应推动差旅管理工作流程的创建。 您将无法始终满足所有利益相关者的优先事项。 但是，有效的差旅管理工作流程可以让参与差旅流程的每个人都感觉他们的需求正在被考虑。

2. 允许受控自助预订

如果您不允许自助预订，那您就落后于时代了。 自助预订的好处很多。

首先，旅行经理或第三方代理不必参与此过程。 这对于旅行者可以自己轻松处理的相当简单的国内旅行尤其重要。 自助服务还允许旅行者选择他们喜欢的供应商和旅行时间等。

旅行政策合规性如何？ 不用担心：大多数商务旅行预订平台都允许管理员配置设置，以防止旅行者在不符合政策的情况下进行预订。 您不想制定繁重的旅行政策，让您很难找到合规的航班或酒店住宿。 但您还希望防止旅行者花费两倍于他们所需的费用，以便他们可以乘坐他们选择的航空公司或入住他们首选的连锁酒店。

3. 使导航政策和批准变得容易

如上所述，您的旅行政策应包含在您的预订工具中。 预订自己旅行的旅行者不必经常参考旅行政策。

但是审批呢？ 您的组织应该有一个简化的旅行审批流程，以便快速进行预订。

确定谁可以旅行以及出于什么原因（这可能需要您的团队 定义必要的旅行意味着什么 在您的组织内）。 此外，确定旅行何时需要预先预订批准。 您可能希望预先批准所有行程或仅批准特定长度或价格的行程。 最后，选择负责人进行审批。 是否应该由部门经理批准旅行？ 或者旅行经理？ 在较小的组织中，它甚至可能是首席运营官。

无论您的政策是什么，无论谁批准旅行，都可以让您的旅行者轻松浏览整个过程。

4. 提供直接、无障碍的支持

确保您的旅行者在出差之前、期间和之后都能获得他们需要的支持。 当您与旅行管理公司 (TMC) 合作时，它应该根据需要为您的旅行者提供一定程度的支持。

在现代，直接和可获得的支持更加重要。 商旅行业谈论的越来越多 照料义务 组织对他们的旅行者。 履行这种谨慎的责任要求组织与他们的旅行者保持联系，无论他们在世界的哪个地方。

密切关注旅行者的最佳方式是通过在线预订工具和移动设备提供支持。 例如，我们提供 JTB 市场 赋予旅行者更多自主权，帮助他们在合规范围内预订，并提供他们所需的服务。 当您可以将获得支持的机会放在员工的口袋里时，您就可以让他们轻松获得支持——并且您能够更好地履行您的责任义务。

5.持续优化支出

更加强调 商务旅行投资回报率 现在比以往任何时候。 企业花费大量资金让员工出差，他们希望看到相应的回报。

如果您使用现代旅行技术，那么在一致的基础上计算您的支出应该相对简单。 您可以每周跟踪支出以进行小幅优化，还可以每月或每季度查看数字以确保您在这一年中步入正轨。

同样，如果您不使用商务旅行技术，则更难以创建满足所有利益相关者需求的旅行管理工作流程。 旅行者更难预订他们想要的行程。 旅行经理执行政策合规性更加困难。 高管们更难看到他们希望从商务旅行中获得的投资回报率。

如果您想要简化的管理工作流程，请为您的企业确定并实施正确的差旅技术。

获得支持创建您的工作流程

创建理想的差旅管理工作流程可能很困难——如果你想自己做的话。

在 JTB Business Travel，我们帮助组织建立和实施有效的工作流程。 我们提供创建旅行政策的支持。 我们提出旅行技术建议。 我们协助组织履行他们的责任义务。 我们所做的一切背后都是一种常识性的商务旅行方式。

您准备好使用有效的差旅管理工作流程了吗？ 与您 了解我们如何提供帮助。