Tạo Quy trình Quản lý Du lịch Hoạt động

Thực hiện theo quy trình quy trình quản lý du lịch này để tối đa hóa lợi tức đầu tư của bạn khi đi công tác.

Du lịch công tác tồn tại để mang lại kết quả cho tổ chức: nhiều khách hàng hơn, doanh số bán hàng nhiều hơn, mức độ cộng tác cao hơn, v.v. Nhưng quá nhiều công ty sa lầy vào quy trình quản lý du lịch không hiệu quả và không hỗ trợ các mục tiêu đi công tác.

Để tận dụng tối đa chương trình du lịch của mình, bạn cần tạo quy trình quản lý du lịch thực sự hoạt động. Làm thế nào để bạn làm điều đó? Dưới đây là 5 bước bạn nên thực hiện để đảm bảo rằng tổ chức của bạn tối đa hóa lợi ích của việc đi công tác.

1. Xác định các ưu tiên hàng đầu của bạn

Ưu tiên hàng đầu của bạn là gì? Trước khi bạn trả lời câu hỏi đó, hãy nhớ rằng quá trình du lịch bao gồm nhiều bên liên quan với các mức độ ưu tiên khác nhau.

Ví dụ: Giám đốc điều hành muốn các chuyến công tác mang lại lợi tức đầu tư mạnh mẽ, trong khi Khách du lịch muốn có sự sắp xếp thoải mái cho phép họ làm việc hiệu quả nhất có thể. Với tư cách là Người quản lý du lịch, một trong những ưu tiên hàng đầu của bạn có thể là tuân thủ chính sách du lịch.

Những ưu tiên khác nhau này sẽ thúc đẩy việc tạo ra quy trình quản lý du lịch. Bạn sẽ không thể đáp ứng tất cả các ưu tiên của các bên liên quan mọi lúc. Nhưng một quy trình quản lý du lịch hiệu quả cho phép tất cả mọi người tham gia vào quá trình đi công tác cảm thấy như thể nhu cầu của họ đang được xem xét.

2. Cho phép Đặt chỗ Tự Phục vụ Có Kiểm soát

Nếu bạn không cho phép đặt chỗ tự phục vụ, bạn đang đi chậm so với thời đại. Các lợi ích của việc đặt phòng tự phục vụ rất phong phú.

Đầu tiên và quan trọng nhất, Người quản lý du lịch hoặc đại lý bên thứ ba không cần phải tham gia vào quá trình này. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các chuyến đi trong nước khá đơn giản mà Du khách có thể dễ dàng tự xử lý. Tự phục vụ cũng cho phép Khách du lịch chọn nhà cung cấp và thời gian đi lại ưa thích của họ, v.v.

Điều gì về việc tuân thủ chính sách du lịch? Không phải lo lắng: Hầu hết các nền tảng đặt phòng du lịch kinh doanh đều cho phép quản trị viên định cấu hình các cài đặt ngăn Khách du lịch đặt phòng ngoài chính sách. Bạn không muốn tạo ra một chính sách du lịch khó khăn khiến bạn khó tìm được chuyến bay hoặc thời gian lưu trú tại khách sạn phù hợp. Nhưng bạn cũng muốn ngăn Du khách chi tiêu gấp đôi số tiền họ cần chỉ để họ có thể bay trên hãng hàng không mà họ lựa chọn hoặc ở lại chuỗi khách sạn ưa thích của họ.

3. Làm cho Chính sách Điều hướng và Phê duyệt Dễ dàng

Như đã đề cập ở trên, chính sách du lịch của bạn sẽ nằm trong công cụ đặt phòng của bạn. Du khách đặt chuyến đi của mình không phải liên tục tham khảo lại chính sách du lịch.

Nhưng những gì về sự chấp thuận? Tổ chức của bạn nên có một quy trình phê duyệt chuyến đi được sắp xếp hợp lý để cho phép việc đặt vé diễn ra nhanh chóng.

Xác định ai có thể đi du lịch và vì lý do gì (có thể yêu cầu nhóm của bạn xác định phương tiện du lịch thiết yếu trong tổ chức của bạn). Ngoài ra, hãy xác định thời điểm các chuyến đi cần phê duyệt đặt trước. Bạn có thể muốn phê duyệt trước tất cả các chuyến đi hoặc chỉ các chuyến đi có độ dài hoặc mức giá nhất định. Và, cuối cùng, hãy chọn người chủ chốt để phê duyệt. Nó có nên là những người quản lý bộ phận phê duyệt du lịch? Hoặc có thể là Quản lý Du lịch? Trong các tổ chức nhỏ hơn, nó thậm chí có thể là COO.

Bất kể chính sách của bạn là gì và bất kể ai đang phê duyệt chuyến du lịch, hãy giúp Khách du lịch của bạn dễ dàng điều hướng quy trình.

4. Cung cấp Hỗ trợ Trực tiếp, Có thể tiếp cận

Đảm bảo rằng Khách du lịch của bạn được tiếp cận với sự hỗ trợ mà họ cần trước, trong và sau chuyến công tác của họ. Khi bạn làm việc với một công ty quản lý du lịch (TMC), công ty đó sẽ cung cấp một số hỗ trợ cho Khách du lịch của bạn khi cần thiết.

Hỗ trợ trực tiếp và dễ tiếp cận thậm chí còn quan trọng hơn trong thời đại hiện đại. Ngành kinh doanh du lịch ngày càng nói nhiều về trách nhiệm chăm sóc mà các tổ chức có đối với Khách du lịch của họ. Để đáp ứng trách nhiệm chăm sóc, các tổ chức đòi hỏi các tổ chức phải liên lạc với Khách du lịch của họ, bất kể họ có thể ở đâu trên thế giới.

Cách tốt nhất để giữ các tab trên Khách du lịch là cung cấp hỗ trợ thông qua các công cụ đặt phòng trực tuyến và thiết bị di động. Ví dụ, chúng tôi cung cấp Thị trường JTB để cung cấp cho Khách du lịch nhiều quyền tự chủ hơn, giúp họ đặt phòng tuân thủ và cung cấp các dịch vụ họ cần. Khi bạn có thể tiếp cận hỗ trợ vào túi của nhân viên, bạn giúp họ dễ dàng tiếp cận hỗ trợ - và bạn có thể sống tốt hơn với trách nhiệm chăm sóc của mình.

5. Tối ưu hóa chi tiêu liên tục

Có một sự nhấn mạnh nhiều hơn vào ROI đi công tác bây giờ hơn bao giờ hết. Các doanh nghiệp đang chi nhiều đô la để đưa nhân viên của họ đi công tác và họ muốn nhận được lợi nhuận tương xứng.

Nếu bạn đang sử dụng các công nghệ du lịch hiện đại, việc tính toán chi tiêu của bạn một cách nhất quán sẽ tương đối đơn giản. Bạn có thể theo dõi chi tiêu hàng tuần để thực hiện các tối ưu hóa nhỏ và bạn cũng có thể xem xét các con số hàng tháng hoặc hàng quý để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng trong năm.

Một lần nữa, nếu bạn không sử dụng công nghệ du lịch kinh doanh, việc tạo ra quy trình quản lý du lịch đáp ứng nhu cầu của tất cả các bên liên quan sẽ khó khăn hơn. Du khách sẽ khó khăn hơn trong việc đặt hành trình theo ý muốn. Quản lý du lịch khó thực thi việc tuân thủ chính sách hơn. Và càng khó hơn cho các Giám đốc điều hành để xem ROI họ muốn từ việc đi công tác.

Xác định và triển khai các công nghệ du lịch phù hợp cho doanh nghiệp của bạn nếu bạn muốn có một quy trình quản lý hợp lý.

Nhận hỗ trợ Tạo quy trình làm việc của bạn

Việc tạo ra quy trình quản lý du lịch lý tưởng có thể khó khăn - nếu bạn đang cố gắng tự làm.

Tại JTB Business Travel, chúng tôi giúp các tổ chức xây dựng và triển khai quy trình làm việc hiệu quả. Chúng tôi hỗ trợ tạo chính sách du lịch. Chúng tôi đưa ra các khuyến nghị về công nghệ du lịch. Và chúng tôi hỗ trợ các tổ chức thực hiện đúng trách nhiệm chăm sóc của họ. Đằng sau mọi thứ chúng tôi làm là một cách tiếp cận thông thường để đi công tác.

Bạn đã sẵn sàng cho một quy trình quản lý du lịch hoạt động chưa? Hãy liên lạc để tìm hiểu cách chúng tôi có thể giúp đỡ.