کاروباری سفر 101: کاروباری سفر کیا ہے؟ اور ٹریول مینجمنٹ کمپنی کیوں استعمال کریں؟

اگر آپ سوچ رہے ہیں کہ ٹریول مینجمنٹ کمپنی کو کیوں استعمال کیا جائے، تو دریافت کریں کہ کسی کے ساتھ شراکت داری کرنے والے بہت سے فوائد فراہم کر سکتے ہیں۔

جب آپ ابھی کاروباری سفر شروع کر رہے ہیں، تو آپ کو "ٹریول مینجمنٹ کمپنی" یا مختصر کے لیے TMC کی اصطلاح کا سامنا ہو سکتا ہے۔ ٹریول مینجمنٹ کمپنی کیوں استعمال کریں؟ ایسے بہت سے فوائد ہیں جو کمپنیاں اس وقت دریافت کرتی ہیں جب وہ TMC کے ساتھ شراکت کرتی ہیں۔

کاروباری سفر میں اپنے سفر کو تیز کرنے میں آپ کی مدد کرنے کے لیے۔ یہاں کاروباری سفر کے پیچھے محرکات کے ساتھ ساتھ TMC کے ساتھ کام کرنے کے فوائد پر ایک نظر ہے۔

کاروباری سفر کیا ہے؟

کاروباری سفر اس وقت ہوتا ہے جب کوئی ملازم اپنا بنیادی دفتر چھوڑ کر کہیں اور کام کرتا ہے۔ اس میں مختصر دورے شامل ہو سکتے ہیں، جیسے کہ لاس اینجلس میں اپنا گھر چھوڑ کر سان ڈیاگو میں کسی ممکنہ کلائنٹ سے ملنے کے لیے۔ اور اس میں طویل سفر شامل ہو سکتے ہیں، جیسے آپ کی کمپنی کے یو کے دفتر سے ملاقاتوں کے لیے شکاگو سے لندن تک پرواز۔ 

کے مطابق، امریکی ہر سال 400 ملین سے زیادہ طویل فاصلے کے کاروباری دورے کرتے ہیں۔ نقل و حمل کے اعداد و شمار کے بیورو. ان دوروں کا تعلق تمام لمبی دوری کے سفر کا تقریباً 16% ہے۔ کمپنیوں کو اپنے ملازمین کو ان سفروں پر بھیجنے کے لیے کیا ترغیب دیتی ہے؟

کاروبار کے لیے سفر کرنے کی کئی وجوہات ہیں:

• اختتامی سودے: بڑے اور اہم سودے ذاتی طور پر بند کرنا عام بات ہے۔
• نئی منڈیوں کی تلاش: نئی منڈیوں میں توسیع کے خواہاں کمپنیاں زمینی حالات کا جائزہ لینے اور تحقیق کرنے کے لیے ان کا دورہ کریں گی۔
• اندرونی ملاقاتیں: دور دراز کے کام کے دور میں، کمپنیاں ملازمین سے اندرونی ملاقاتوں یا دیگر تعاون کے واقعات کے لیے سفر کرنے کے لیے کہہ سکتی ہیں۔
• توقع کرنا: تنظیمیں اکثر اپنی مصنوعات اور/یا خدمات کو ظاہر کرنے اور ممکنہ گاہکوں کو تلاش کرنے کے لیے نمائش میں شرکت کرتی ہیں۔
• تعلیم: کمپنیاں ملازمین سے کانفرنسوں میں جانے کے لیے کہہ سکتی ہیں جہاں وہ اپنے کام کے شعبوں میں رجحانات اور بہترین طریقوں کے بارے میں مزید جان سکیں۔
• موجودہ کلائنٹس کا دورہ: اکاؤنٹ مینیجرز اور دیگر لوگ باقاعدگی سے اپنے سب سے بڑے کلائنٹس سے مل سکتے ہیں۔ وہ ان پر چیک ان کر سکتے ہیں، انہیں کھانے یا پینے کے لیے باہر لے جا سکتے ہیں، اور عام طور پر اپنے کاروبار کے لیے شکریہ ادا کرنے کے لیے۔

یہ ان وجوہات کی چند مثالیں ہیں جن کی وجہ سے کمپنیاں ملازمین کو سفر کرنے کے لیے کہہ سکتی ہیں۔ کارکنوں کے لیے ایک وقت میں کئی دنوں کے لیے اپنے بنیادی دفاتر چھوڑنے کے بے شمار محرکات ہیں۔

کارپوریٹ سفر کا انتظام کون کرتا ہے؟

اصل لوگ جو سفر کا انتظام کرتے ہیں وہ دو قسموں میں آتے ہیں: اندرونی اور بیرونی۔

اندرونی طور پر، ایک کمپنی ہیومن ریسورس ڈیپارٹمنٹ میں کسی کو استعمال کر سکتی ہے تاکہ مسافروں کے لیے ٹرپس بُک کر سکیں اور بصورت دیگر ٹریول پروگرام کا انتظام کریں۔ زیادہ گہرا سفری نظام الاوقات رکھنے والی کمپنیوں کے پاس ایک سرشار ٹریول منیجر یا کوئی ایسا شخص ہو سکتا ہے جو ملازمین کے لیے سفر کا بندوبست کرتا ہو۔

کمپنیاں سفر کا انتظام کرنے کے لیے تیسرے فریق کے ساتھ بھی کام کرتی ہیں۔ تنظیمیں اپنے سفر کو کسی تیسرے فریق کو مکمل طور پر آؤٹ سورس کر سکتی ہیں۔ لیکن یہ زیادہ تر ایک ہائبرڈ نقطہ نظر ہے جہاں کوئی اندرونی (جیسے ٹریول مینیجر) تیسرے فریق (جیسے TMC) کے ساتھ مل کر کام کرتا ہے۔

ٹریول مینجمنٹ کمپنی کیوں استعمال کریں؟ 

جب آپ اپنی کمپنی کے لیے کاروباری سفر کی تلاش کرتے ہیں، تو ہو سکتا ہے کہ آپ سفر کے انتظام سے منسلک بہت سے کاموں اور ذمہ داریوں سے مغلوب ہو جائیں۔ اسی لیے بہت ساری تنظیمیں ٹی ایم سی کے ساتھ کام کرنے کا انتخاب کرتی ہیں۔

TMCs محدود سفری ضروریات والے چھوٹے کاروباروں سے لے کر بہت زیادہ سفری بجٹ والے بڑے کاروباری اداروں تک ہر چیز کے ساتھ کام کرتے ہیں۔

یہ کمپنیاں TMCs کے ساتھ کام کرنے کا انتخاب کرتی ہیں کیونکہ ایک فریق ثالث کی انتظامی کمپنی بہت سے فوائد فراہم کر سکتی ہے، بشمول:

• زیادہ کارکردگی: ایک TMC کاروبار اور اس کے مسافروں کو سب کچھ تیز اور زیادہ مؤثر طریقے سے کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔ آپ کے پاس اپنے کونے میں سفری ماہرین کی ایک ٹیم ہے تاکہ آپ کے ملازمین اپنے کام پر توجہ مرکوز کر سکیں۔
• کم لاگت: TMCs کو اکثر رعایتوں تک رسائی حاصل ہوتی ہے جو صرف کسی کے لیے دستیاب نہیں ہے۔ وہ تنظیموں کو دکانداروں کے ساتھ سازگار معاہدوں پر بات چیت کرنے میں بھی مدد کر سکتے ہیں۔
• منظم خطرہ: رسک مینجمنٹ یہ ہے کہ کمپنیاں دفتر سے دور رہتے ہوئے ملازمین کو صحت مند اور محفوظ رکھنے کے لیے نگہداشت کی اپنی ذمہ داری کو کیسے پورا کرتی ہیں۔ بہت سے TMCs رسک مینجمنٹ کی خدمات پیش کرتے ہیں جو کمپنیوں کو اس ذمہ داری کو پورا کرنے میں مدد کرتی ہیں۔
• جامع پالیسیاں: شروع سے ایک جامع سفری پالیسی بنانا مشکل ہے۔ TMCs آپ کی تنظیم کو ایسی سفری پالیسی تیار کرنے میں مدد کر سکتی ہے جو کمپنی کی ضروریات اور اس کے مسافروں کی ضروریات دونوں کو پورا کرتی ہو۔
• ٹیکنالوجی کا نفاذ: صحیح ٹیکنالوجیز آپ کو کاروباری سفر میں زیادہ سے زیادہ سرمایہ کاری کرنے میں مدد کر سکتی ہیں۔ ایک TMC آپ کی تنظیم کے لیے صحیح ٹیکنالوجیز کی شناخت اور نفاذ میں آپ کی مدد کر سکتا ہے۔
• حسب ضرورت رپورٹنگ: سفری اخراجات کو بہتر بنانا تبھی ممکن ہے جب آپ کو اپنے سفری ڈیٹا تک رسائی حاصل ہو۔ TMCs آپ کے سفری ڈیٹا کو جمع کرنے اور تجزیہ کرنے میں آپ کی مدد کر سکتے ہیں تاکہ آپ اپنے پروگرام کو بہتر بنا سکیں۔
• سفر میں رکاوٹوں میں مدد: کاروباری سفر کے دوران چیزیں ہوتی ہیں۔ موسم کی وجہ سے ہوائی اڈہ بند ہو سکتا ہے، مثال کے طور پر، یا مکینیکل مسائل پرواز میں تاخیر کر سکتے ہیں۔ جب یہ رکاوٹیں آتی ہیں تو TMCs قدم رکھ سکتے ہیں اور مدد کر سکتے ہیں۔

جیسا کہ پچھلے حصے میں بتایا گیا ہے، TMCs اکثر کاروباری سفر سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے اپنے کلائنٹس کی کمپنیوں میں ٹریول مینیجر یا کسی اور پوائنٹ پرسن کے ساتھ کام کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، ایک TMC حسب ضرورت رپورٹنگ کے لیے ایک نظام تیار کر سکتا ہے۔ پھر سفر سے متعلق اہم فیصلہ کرتے وقت ایک ٹریول منیجر ایگزیکٹوز کو ڈیٹا پیش کرے گا۔ یا ٹریول مینیجر ٹریول پالیسی بنانے کے لیے اندرونی پارٹیوں کے ساتھ مل کر کام کر سکتا ہے۔ اس کے بعد ایک TMC پالیسی کا جائزہ لے گا اور اسے بہتر بنانے کے طریقے کے بارے میں سفارشات پیش کرے گا۔

بہترین TMC کی تلاش ہے؟

اگر آپ TMC تلاش کر رہے ہیں، تو آپ کو ادائیگی کے دو مختلف ڈھانچے ملیں گے۔ کچھ TMCs بکنگ اور دیگر سرگرمیوں کے لیے فیس وصول کریں گے، جو تیزی سے بڑھ سکتی ہیں اور آپ کے سفری پروگرام کو مزید مہنگی بنا سکتی ہیں۔ دوسرے ایک مقررہ قیمت پر جامع معاہدے بناتے ہیں تاکہ وہ مہنگی فیسوں کی فکر کیے بغیر اپنے کلائنٹس کے لیے ایک حقیقی وسیلہ کے طور پر کام کر سکیں۔

JTB بزنس ٹریول میں، ہم جامع معاہدوں کو تخلیق کرنے کا آخری طریقہ اختیار کرتے ہیں جو ہمیں اپنے کلائنٹس کے لیے ایک حقیقی وسیلہ کے طور پر کام کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ ہم کمپنیوں کو کاروباری سفر پر زیادہ سے زیادہ خرچ کرنے میں مدد کرتے ہیں، جبکہ یہ بھی یقینی بناتے ہیں کہ مسافر سب سے زیادہ نتیجہ خیز اور آرام دہ دوروں سے لطف اندوز ہوں۔ ہم جو کچھ بھی کرتے ہیں اس کے پیچھے کاروباری سفر کے لیے ایک عام فہم نقطہ نظر ہے۔

آج ہمیں رابطہ کریں یہ دریافت کرنے کے لیے کہ ہم آپ کے TMC کے طور پر کیا کر سکتے ہیں۔