Создайте рабочий процесс управления командировками, который работает

Следуйте этому рабочему процессу управления поездками, чтобы максимизировать отдачу от ваших инвестиций в деловые поездки.

Деловые поездки существуют для того, чтобы приносить результаты организации: больше клиентов, больше продаж, более высокий уровень сотрудничества и т. д. Но слишком много компаний увязают в рабочем процессе управления поездками, который неэффективен и не поддерживает цели деловых поездок.

Чтобы максимально эффективно использовать программу поездок, вам необходимо создать рабочий процесс управления поездками, который действительно работает. Как ты это делаешь? Вот 5 шагов, которые вы должны предпринять, чтобы ваша организация максимально использовала преимущества деловых поездок.

1. Определите свои главные приоритеты

Каковы ваши главные приоритеты? Прежде чем ответить на этот вопрос, имейте в виду, что в процессе поездки участвуют различные заинтересованные стороны с разными приоритетами.

Например, Руководители хотят, чтобы командировки приносили высокую отдачу от инвестиций, а Путешественникам нужны удобные условия, которые позволили бы им быть максимально продуктивными. Как менеджер по командировкам, одним из ваших главных приоритетов, вероятно, является соблюдение политики в отношении командировок.

Эти различные приоритеты должны способствовать созданию рабочего процесса управления командировками. Вы не сможете все время учитывать приоритеты всех заинтересованных сторон. Но эффективный рабочий процесс управления поездками позволяет всем, кто участвует в процессе деловых поездок, чувствовать, что их потребности учитываются.

2. Разрешить контролируемое самообслуживание

Если вы не разрешаете бронирование с самообслуживанием, вы сильно отстаете от времени. Преимущества самостоятельного бронирования многочисленны.

Прежде всего, менеджерам по туризму или сторонним агентам не нужно вмешиваться в процесс. Это особенно важно для довольно простых внутренних поездок, с которыми Путешественники могут легко справиться самостоятельно. Самообслуживание также позволяет путешественникам выбирать предпочтительных поставщиков, время в пути и т. д.

Как насчет соблюдения политики в отношении поездок? Не беспокойтесь: большинство платформ бронирования деловых поездок позволяют администраторам настраивать параметры, которые не позволяют путешественникам бронировать не нарушающие правила. Вы не хотите создавать обременительную политику в отношении поездок, из-за которой трудно найти подходящий рейс или проживание в отеле. Но вы также хотите, чтобы путешественники не тратили в два раза больше, чем им нужно, только для того, чтобы они могли летать выбранной авиакомпанией или останавливаться в предпочитаемой сети отелей.

3. Упростите навигацию по политикам и утверждениям

Как упоминалось выше, ваша политика в отношении поездок должна находиться внутри вашего инструмента бронирования. Путешественникам, бронирующим собственные поездки, не нужно постоянно сверяться с политикой в ​​отношении поездок.

Но как быть с одобрениями? В вашей организации должен быть оптимизирован процесс утверждения поездки, который позволит быстро продвигаться вперед.

Определите, кто может путешествовать и по каким причинам (что может потребовать от вашей команды определить, что означает важное путешествие внутри вашей организации). Кроме того, определите, когда поездки нуждаются в предварительном подтверждении бронирования. Вы можете предварительно одобрить все поездки или только поездки определенной продолжительности или цены. И, наконец, выберите ответственного за согласование. Должны ли руководители отделов одобрять поездки? Или, может быть, менеджеры по туризму? В небольших организациях это может быть даже главный операционный директор.

Независимо от вашей политики и независимо от того, кто одобряет поездки, сделайте так, чтобы ваши путешественники могли легко ориентироваться в этом процессе.

4. Обеспечьте прямую и доступную поддержку

Убедитесь, что ваши путешественники имеют доступ к необходимой им поддержке до, во время и после командировок. Когда вы работаете с компанией по управлению поездками (TMC), она должна оказывать некоторую поддержку вашим путешественникам по мере необходимости.

Прямая и доступная поддержка еще более важна в современную эпоху. Индустрия делового туризма все больше и больше говорит о обязанность проявлять заботу что организации относятся к своим Путешественникам. Выполнение этой обязанности проявлять заботу требует, чтобы организации поддерживали связь со своими путешественниками, где бы они ни находились.

Лучший способ следить за Путешественниками — предоставлять поддержку через инструменты онлайн-бронирования и мобильные устройства. Например, мы предоставляем Торговая площадка JTB чтобы предоставить путешественникам больше автономии, помочь им бронировать в соответствии с требованиями и предоставлять необходимые им услуги. Когда вы можете предоставить доступ к поддержке в карманах своих сотрудников, вы предоставляете им легкий доступ к поддержке — и вы можете лучше выполнять свои обязанности по уходу.

5. Постоянно оптимизируйте расходы

Больше внимания уделяется окупаемость инвестиций в деловые поездки сейчас, чем когда-либо прежде. Предприятия тратят значительные суммы на отправку своих сотрудников в командировки, и они хотят получить соразмерную отдачу.

Если вы используете современные туристические технологии, расчет ваших расходов на постоянной основе должен быть относительно простым. Вы можете отслеживать расходы каждую неделю, чтобы вносить небольшие оптимизации, а также просматривать цифры ежемесячно или ежеквартально, чтобы убедиться, что вы идете по плану в течение года.

Опять же, если вы не используете технологии деловых поездок, сложнее создать рабочий процесс управления поездками, учитывающий потребности всех заинтересованных сторон. Путешественникам сложнее бронировать маршруты, которые они хотят. Менеджерам по туризму сложнее обеспечить соблюдение политики. И руководителям сложнее увидеть рентабельность инвестиций, которую они хотят получить от деловых поездок.

Определите и внедрите подходящие технологии путешествий для вашего бизнеса, если вам нужен оптимизированный рабочий процесс управления.

Получите поддержку при создании рабочего процесса

Создать идеальный рабочий процесс управления командировками может быть сложно, если вы пытаетесь сделать это самостоятельно.

В JTB Business Travel мы помогаем организациям создавать и внедрять эффективные рабочие процессы. Мы оказываем поддержку в создании политики поездок. Мы даем рекомендации по технологиям путешествий. И мы помогаем организациям выполнять свои обязательства по заботе. За всем, что мы делаем, стоит здравый смысл в деловых поездках.

Готовы ли вы к рабочему процессу управления командировками? Связаться с нами чтобы узнать, чем мы можем помочь.