Каковы преимущества использования виртуальных карт для управления гостиничными расходами?

Виртуальные платежи становятся все более популярными для деловых поездок, а виртуальные карты используются для более эффективного управления расходами отеля, такими как оплата гостиничных счетов и другие расходы. В таком сценарии платежи производятся непосредственно из банка работодателя, что избавляет сотрудников от необходимости сначала платить, а затем запрашивать возмещение.

Такой процесс упрощает процедуры управления финансами, снижает потребность сотрудников в покрытии авансовых расходов и предоставляет компаниям эффективную систему управления расходами отеля.

В этом блоге будут рассмотрены основы использования виртуальной кредитной карты (VCC) для управление гостиничными расходами и множество преимуществ этого инновационного метода оплаты. Если вы менеджер по туризму, желающий улучшить систему управления расходами в отеле, или деловой путешественник, заинтересованный в использовании виртуальных карт, этот пост для вас. Продолжайте читать, чтобы узнать больше.

Что такое виртуальные карты?

Виртуальные карты работают так же, как традиционные банковские карты. Ключевое отличие заключается в том, что вместо того, чтобы быть спрятанными в физическом кошельке, они хранятся в мобильный цифровой кошелек. Виртуальные карты надежно зашифрованы, предлагая безопасный способ оплаты покупок.

В зависимости от поставщика карты могут использоваться только в Интернете или как в Интернете, так и в магазине. Виртуальные карты имеют уникальный номер карты, CVC и срок действия. Некоторые карты являются копией реальной физической карты, а другие виртуальные карты являются «одноразовыми» по своей природе, то есть их можно использовать только один раз. После того, как ее цель была достигнута, одноразовая виртуальная карта не может быть использована повторно.

Независимо от типа виртуальные карты обеспечивают дополнительный уровень безопасности, особенно для онлайн-транзакций. Многие эмитенты карт также добавляют возможность создания виртуальных карт для удобства своих держателей карт, и ожидается, что эта возможность станет еще более доступной по мере развития технологии.

Каковы преимущества использования виртуальных карт для управления гостиничными расходами?

Глобальное платежное решение Nium отчеты что виртуальные карты становятся все более популярными в туристической индустрии. 90% отелей, 94% турагентов и 86% авиакомпаний согласны с тем, что VCC становятся основным способом оплаты. Понятно, что виртуальные карты предлагают множество преимуществ.

Помимо удобства и безопасности, виртуальные карты предлагают множество преимуществ, в том числе:

Больше контроля над расходами

Виртуальные карты — это находка для менеджеров по туризму, которые хотят иметь больший контроль над расходами своих сотрудников и управлением гостиничными расходами. С помощью этих цифровых одноразовых платежных инструментов можно установить лимиты транзакций и гарантировать, что сотрудники не совершат несанкционированных покупок. Виртуальные платежи также гарантируют, что деловые путешественники будут бронировать через предпочитаемые каналы, что дает менеджерам по туризму лучшее представление о расходах сотрудников.

Снижение риска мошенничества

Колоссальные 32 миллиарда долларов ежегодно теряется из-за мошенничества с кредитными картами. Эта статистика подчеркивает тот факт, что использование всего одной корпоративной кредитной карты для оплаты проживания в отеле позволяет мошенникам легко взломать чей-то счет и украсть деньги. Это также открывает возможности для внутреннего неправомерного использования, поскольку сотрудники могут легко делиться своими корпоративными картами с коллегами. Однако с виртуальными картами все платежи производятся непосредственно с банковского счета работодателя с помощью одноразовых учетных данных, явно созданных для каждой транзакции.

Лучшее оказание медицинской помощи

Менеджеры по туризму знают, что благополучие и безопасность путешественников имеют первостепенное значение и что на это влияют Обязанность проявлять заботу во время командировок. Благодаря виртуальным платежам менеджеры по путешествиям могут гарантировать, что их сотрудники останавливаются в утвержденных отелях, бронируют номера у предпочитаемых авиакомпаний и получают лучшие скидки. Это упрощает путешествие для деловых путешественников и позволяет менеджерам по туризму предоставлять им более качественные услуги Duty of Care.

Доступ к информации на основе данных

Данные предоставляют менеджерам по командировкам информацию, которую они могут использовать для улучшения своих программ деловых поездок. С помощью виртуальных карт можно увидеть, где и как сотрудники тратят деньги в дороге — данные, которые полезны для измерения ROI (окупаемости инвестиций) и выявления областей для улучшения.

Простота в использовании

Виртуальные карты — это безопасный и простой способ бронирования отелей для деловых путешественников и компаний. Компании могут предварительно оплачивать номера для сотрудников без необходимости использования физических кредитных карт, а путешественники могут спокойно отправляться в деловые поездки.

Проблемы использования виртуальных карт для управления гостиничными расходами

Поскольку пандемия ускорила внедрение бесконтактных цифровых платежей, VCC приобрели популярность как в коммерческом, так и в потребительском секторах, даже после COVID. Тем не менее, перед менеджерами по туризму, которые хотят использовать эту форму оплаты, остаются некоторые проблемы:

Готовность отеля

Готовность отелей остается сложной задачей, поскольку некоторые отели в США по-прежнему сильно зависят от устаревших методов, таких как факс, для приема виртуальных карт. В интервью вице-президенту Marriott International по глобальным продажам Кэти Моу объяснены что текущий процесс не оставляет сотрудникам стойки регистрации возможности определить, является ли карта виртуальной или стандартной кредитной картой.

И даже с использованием факсимильных аппаратов в качестве обходного пути для отправки разрешений. Текущий персонал отеля до сих пор не обучен конкретным процессам приема виртуальных карт. Однако гостиничный сектор медленно, но верно внедряет новые технологии, что, как ожидается, будет способствовать дальнейшему внедрению виртуальных карт в ближайшие годы.

Технические барьеры и барьеры безопасности

Для эффективного использования виртуальных карт требуется определенный уровень технических знаний. Это включает в себя понимание протоколов предотвращения и распознавания мошенничества, а также способность эффективно управлять несколькими карточными счетами. Кроме того, многие компании изо всех сил пытаются найти платформу, которая отвечает их потребностям как в плане безопасности, так и в плане финансов.

Как уже упоминалось, факсимильный аппарат остается маловероятным героем в преодолении разрыва между приемом виртуальных карт и готовностью отеля. Таким образом, большему количеству компаний, возможно, потребуется изучить технологию, разработанную специально для виртуальных карт, чтобы помочь с внедрением.

Как настроить виртуальные платежи

Как видите, виртуальные карты имеют множество преимуществ. Так как же настроить виртуальную карту для своего бизнеса? Вот несколько шагов для начала:

1. Выберите платежную систему

Возможно, вам придется искать решение для виртуальной карты не дальше вашего текущего банка, поскольку многие провайдеры предлагают их в наши дни. Ознакомьтесь с условиями и функциями, чтобы определить, подходят ли они вам. Некоторые поставщики виртуальных карт включают Сабля и Мудрый. Что касается традиционных банков, Citibank, Capital One и Bank of America предлагают своим держателям виртуальных кредитных карт.

2. Выровняйте свои платформы

После того, как вы договорились со своим провайдером, вы можете интегрировать новое решение с вашими текущими системами. Интеграция вашего решения для виртуальных карт в ваши туристические платформы и системы также поможет улучшить сбор данных. Некоторые интерфейсы программирования приложений для путешествий (API) включают в себя API бронирования отелей и авиабилетов, например Совпадать

3. Обучите своих путешественников

Далее вам необходимо обучить сотрудников тому, как пользоваться виртуальными картами, в том числе проинформировать их об условиях, которые применяются при использовании этих одноразовых платежных инструментов. Это поможет гарантировать, что они бронируют у утвержденных поставщиков и соблюдают политику компании, когда речь идет о расходах. Это также поможет им использовать преимущества использования виртуальных карт, такие как ускоренное возмещение и более низкие комиссии.

4. Отслеживайте прогресс и вносите коррективы

Наконец, вы захотите отслеживать свой прогресс с виртуальными платежами и вносить необходимые коррективы на этом пути. Это поможет обеспечить бесперебойную работу вашей программы деловых поездок и получение ожидаемых преимуществ, таких как лучшее управление затратами, повышенная безопасность и упрощенное согласование. При правильном отслеживании вы также можете обнаруживать потенциальные проблемы до того, как они станут серьезными проблемами.

Нужна помощь в настройке решения для виртуальных платежей? Деловые поездки JTB предлагает комплексные услуги для предприятий, стремящихся оптимизировать свою деятельность. С обширной сетью партнеров и опытом работы в отрасли. Мы можем помочь вам настроить решение для виртуальных платежей и убедиться, что оно принесет максимальные преимущества вашей компании. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать больше!