Деловые поездки 101: что такое деловые поездки? И зачем использовать компанию по управлению путешествиями?

Если вам интересно, зачем использовать компанию по управлению поездками, узнайте о многих преимуществах партнерства с ней.

Когда вы только начинаете заниматься деловыми поездками, вы можете столкнуться с термином «компания по управлению поездками», или сокращенно TMC. Зачем обращаться в туристическую компанию? Есть много преимуществ, которые компании обнаруживают, сотрудничая с TMC.

Чтобы помочь вам ускорить переход к деловым поездкам. Вот взгляд на мотивы деловых поездок, а также на преимущества работы с TMC.

Что такое деловые поездки?

Деловые поездки — это когда сотрудник покидает свой основной офис, чтобы работать в другом месте. Это могут быть короткие поездки, например выезд из дома в Лос-Анджелесе к потенциальному клиенту в Сан-Диего. И это может включать в себя длительные поездки, такие как перелет из Чикаго в Лондон для встречи с британским офисом вашей компании. 

Ежегодно американцы совершают более 400 миллионов деловых поездок на дальние расстояния. Бюро транспортной статистики. На эти поездки приходится около 16% всех дальних поездок. Что мотивирует компании отправлять своих сотрудников в эти путешествия?

Есть несколько причин для деловых поездок:

• Закрытие сделок: Обычно крупные и важные сделки заключаются лично.
• Изучение новых рынков: Компании, стремящиеся выйти на новые рынки, приедут к ним, чтобы изучить условия на местах и ​​провести исследования.
• Внутренние встречи: В эпоху удаленной работы компании могут приглашать сотрудников на внутренние встречи или другие совместные мероприятия.
• Поиск: Организации часто посещают выставки, чтобы продемонстрировать свои продукты и/или услуги и найти потенциальных клиентов.
• Образование: Компании могут приглашать сотрудников на конференции, где они могут узнать больше о тенденциях и передовом опыте в своих функциональных областях.
• Посещение существующих клиентов: Менеджеры по работе с клиентами и другие лица могут регулярно посещать своих крупнейших клиентов. Они могут заглянуть к ним, угостить их едой или выпить и вообще выразить благодарность за то, что они делают.

Это всего лишь несколько примеров причин, по которым компании могут просить сотрудников отправиться в командировку. Существует бесчисленное множество мотивов, побуждающих работников покидать свои основные офисы на несколько дней подряд.

Кто управляет корпоративными поездками?

Фактические люди, которые управляют поездками, делятся на две категории: внутренние и внешние.

Внутри компания может использовать кого-то из отдела кадров для помощи в бронировании поездок для путешественников и иного управления программой поездок. Компании с более интенсивным графиком командировок могут иметь специального менеджера по командировкам или кого-то, кто организует поездки для сотрудников.

Компании также сотрудничают с третьими сторонами для управления поездками. Организации могут полностью передать свои поездки третьей стороне. Но чаще это гибридный подход, когда кто-то внутренний (например, менеджер по туризму) работает в тандеме со сторонней организацией (например, TMC).

Зачем использовать компанию по управлению путешествиями? 

Изучая деловые поездки для своей компании, вы можете столкнуться с множеством задач и обязанностей, связанных с управлением командировками. Вот почему так много организаций предпочитают работать с TMC.

TMC работают со всем: от малых предприятий с ограниченными потребностями в поездках до крупных предприятий с огромными бюджетами на поездки.

Эти компании предпочитают работать с TMC из-за множества преимуществ, которые может предоставить сторонняя управляющая компания, в том числе:

• Повышенная эффективность: TMC может помочь бизнесу и его путешественникам делать все быстрее и эффективнее. У вас есть команда экспертов по путешествиям, чтобы ваши сотрудники могли сосредоточиться на своей работе.
• Более низкие затраты: TMC часто имеют доступ к скидкам, которые доступны не всем. Они также могут помочь организациям заключать выгодные контракты с поставщиками.
• Управляемый риск: Управление рисками — это то, как компании выполняют свою обязанность заботиться о здоровье и безопасности сотрудников, когда они находятся вне офиса. Многие TMC предлагают услуги по управлению рисками, которые помогают компаниям выполнять эту обязанность.
• Комплексная политика: Трудно создать комплексную политику в отношении поездок с нуля. TMC могут помочь вашей организации разработать политику командировок, отвечающую как потребностям компании, так и потребностям ее путешественников.
• Технологическая реализация: Правильные технологии могут помочь вам максимизировать ваши инвестиции в деловые поездки. TMC может помочь вам определить и внедрить подходящие технологии для вашей организации.
• Пользовательские отчеты: Оптимизация расходов на поездки возможна только при наличии доступа к данным о поездках. TMC могут помочь вам собрать и проанализировать данные о ваших поездках, чтобы вы могли оптимизировать свою программу.
• Помощь при срыве поездки: Вещи случаются во время деловых поездок. Например, погодное явление может закрыть аэропорт, или технические проблемы могут привести к задержке рейса. TMC могут вмешаться и помочь, когда происходят такие сбои.

Как отмечалось в предыдущем разделе, TMC часто работают с менеджером по командировкам или другим ответственным лицом в компаниях своих клиентов, чтобы получить максимальную отдачу от деловых поездок. Например, TMC может разработать систему индивидуальной отчетности. Затем менеджер по командировкам будет предоставлять данные руководителям при принятии важных решений, связанных с поездками. Или менеджер по командировкам может работать с внутренними сторонами над созданием политики командировок. Затем TMC рассмотрит политику и даст рекомендации по ее улучшению.

Ищете лучшую ТМС?

Если вы ищете TMC, вы найдете две разные структуры оплаты. Некоторые TMC взимают плату за бронирование и другие мероприятия, которые могут быстро увеличиться и сделать вашу программу путешествия более дорогой. Другие создают инклюзивные контракты с фиксированной стоимостью, чтобы они могли служить настоящим ресурсом для своих клиентов, не беспокоясь о высоких комиссиях.

В JTB Business Travel мы придерживаемся последнего подхода к созданию инклюзивных контрактов, которые позволяют нам служить настоящим ресурсом для наших клиентов. Мы помогаем компаниям максимизировать их расходы на деловые поездки, а также обеспечиваем путешественникам максимально продуктивные и комфортные поездки. За всем, что мы делаем, стоит здравый смысл в деловых поездках.

Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать, что мы можем сделать в качестве вашего TMC.