Perjalanan Perniagaan 101: Apakah itu Perjalanan Perniagaan? Dan Mengapa Menggunakan Syarikat Pengurusan Perjalanan?

Jika anda tertanya-tanya mengapa menggunakan syarikat pengurusan perjalanan, temui banyak faedah yang boleh diberikan oleh rakan kongsi.

Apabila anda baru memulakan perjalanan perniagaan, anda mungkin menemui istilah "syarikat pengurusan pelancongan", atau singkatannya TMC. Mengapa menggunakan syarikat pengurusan perjalanan? Terdapat banyak faedah yang ditemui oleh syarikat apabila mereka bekerjasama dengan TMC.

Untuk membantu anda mempercepatkan perjalanan anda ke dalam perjalanan perniagaan. Berikut ialah pandangan tentang motivasi di sebalik perjalanan perniagaan serta faedah bekerja dengan TMC.

Apa itu Perjalanan Perniagaan?

Perjalanan perniagaan ialah apabila pekerja meninggalkan pejabat utamanya untuk bekerja di tempat lain. Ini boleh termasuk perjalanan singkat, seperti meninggalkan rumah anda di Los Angeles untuk melawat bakal pelanggan di San Diego. Dan ini boleh termasuk perjalanan jauh, seperti terbang dari Chicago ke London untuk mesyuarat dengan pejabat UK syarikat anda. 

Orang Amerika membuat lebih daripada 400 juta perjalanan perniagaan jarak jauh setiap tahun, menurut Biro Perangkaan Pengangkutan. Perjalanan tersebut menyumbang kira-kira 16% daripada semua perjalanan jarak jauh. Apakah yang mendorong syarikat menghantar pekerja mereka dalam perjalanan ini?

Terdapat beberapa sebab untuk melancong untuk perniagaan:

• Tawaran Penutupan: Ia adalah perkara biasa untuk menutup tawaran besar dan penting secara peribadi.
• Meneroka Pasaran Baharu: Syarikat yang ingin berkembang ke pasaran baharu akan melawat mereka untuk meneroka keadaan di lapangan dan menjalankan penyelidikan.
• Mesyuarat Dalaman: Dalam zaman kerja jauh, syarikat mungkin meminta pekerja untuk melakukan perjalanan untuk mesyuarat dalaman atau acara kerjasama lain.
• Mencari prospek: Organisasi sering menghadiri ekspo untuk memaparkan produk dan/atau perkhidmatan mereka dan untuk mencari bakal pelanggan.
• pendidikan: Syarikat mungkin meminta pekerja pergi ke persidangan di mana mereka boleh mengetahui lebih lanjut tentang trend dan amalan terbaik dalam bidang fungsi mereka.
• Melawat Pelanggan Sedia Ada: Pengurus akaun dan orang lain mungkin kerap melawat pelanggan terbesar mereka. Mereka boleh mendaftar masuk, untuk membawa mereka keluar untuk makan atau minum, dan secara amnya untuk menunjukkan rasa terima kasih atas perniagaan mereka.

Ini hanyalah beberapa contoh sebab syarikat mungkin meminta pekerja melancong. Terdapat banyak motivasi untuk pekerja meninggalkan pejabat utama mereka selama beberapa hari pada satu masa.

Siapa yang Menguruskan Perjalanan Korporat?

Orang sebenar yang menguruskan perjalanan terbahagi kepada dua kategori: dalaman dan luaran.

Secara dalaman, syarikat boleh menggunakan seseorang dalam jabatan sumber manusia untuk membantu menempah perjalanan untuk Pengembara dan sebaliknya menguruskan program perjalanan. Syarikat yang mempunyai jadual perjalanan yang lebih intensif mungkin mempunyai Pengurus Perjalanan yang berdedikasi atau seseorang yang mengatur perjalanan untuk pekerja.

Syarikat juga bekerjasama dengan pihak ketiga untuk menguruskan perjalanan. Organisasi boleh menyumber keluar sepenuhnya perjalanan mereka kepada pihak ketiga. Tetapi lebih kerap pendekatan hibrid di mana seseorang dalaman (seperti Pengurus Perjalanan) bekerja seiring dengan pihak ketiga (seperti TMC).

Mengapa Menggunakan Syarikat Pengurusan Perjalanan? 

Semasa anda meneroka perjalanan perniagaan untuk syarikat anda, anda mungkin mendapati diri anda terharu dengan banyak tugas dan tanggungjawab yang berkaitan dengan menguruskan perjalanan. Itulah sebabnya begitu banyak organisasi memilih untuk bekerja dengan TMC.

TMC bekerja dengan segala-galanya daripada perniagaan kecil dengan keperluan perjalanan terhad kepada perusahaan besar dengan belanjawan perjalanan yang besar.

Syarikat-syarikat ini memilih untuk bekerja dengan TMC kerana banyak faedah yang boleh diberikan oleh syarikat pengurusan pihak ketiga, termasuk:

• Kecekapan yang lebih besar: TMC boleh membantu perniagaan dan Pengembaranya melakukan segala-galanya dengan lebih pantas dan cekap. Anda mempunyai pasukan pakar perjalanan di sudut anda supaya pekerja anda boleh menumpukan pada melakukan kerja mereka.
• Kos yang lebih rendah: TMC selalunya mempunyai akses kepada diskaun yang tidak tersedia kepada sesiapa sahaja. Mereka juga boleh membantu organisasi merundingkan kontrak yang menguntungkan dengan vendor.
• Risiko terurus: Pengurusan risiko ialah cara syarikat melaksanakan tanggungjawab kewajipan penjagaan mereka untuk memastikan pekerja sihat dan selamat semasa berada di luar pejabat. Banyak TMC menawarkan perkhidmatan pengurusan risiko yang membantu syarikat melaksanakan tanggungjawab tersebut.
• Dasar yang komprehensif: Sukar untuk mencipta dasar perjalanan yang komprehensif dari awal. TMC boleh membantu organisasi anda membangunkan dasar perjalanan yang memenuhi kedua-dua keperluan syarikat dan keperluan Pengembaranya.
• Pelaksanaan teknologi: Teknologi yang betul boleh membantu anda memaksimumkan pelaburan anda dalam perjalanan perniagaan. TMC boleh membantu anda mengenal pasti dan melaksanakan teknologi yang sesuai untuk organisasi anda.
• Pelaporan tersuai: Mengoptimumkan perbelanjaan perjalanan hanya boleh dilakukan apabila anda mempunyai akses kepada data perjalanan anda. TMC boleh membantu anda mengakru dan menganalisis data perjalanan anda supaya anda boleh mengoptimumkan program anda.
• Bantuan dengan gangguan perjalanan: Perkara berlaku semasa perjalanan perniagaan. Kejadian cuaca mungkin menutup lapangan terbang, sebagai contoh, atau masalah mekanikal mungkin melambatkan penerbangan. TMC boleh masuk dan membantu apabila gangguan tersebut berlaku.

Seperti yang dinyatakan dalam bahagian sebelumnya, TMC sering bekerjasama dengan Pengurus Perjalanan atau orang lain di syarikat pelanggan mereka untuk memanfaatkan sepenuhnya perjalanan perniagaan. Sebagai contoh, TMC boleh membangunkan sistem untuk pelaporan tersuai. Kemudian Pengurus Perjalanan akan membentangkan data kepada eksekutif apabila membuat keputusan penting berkaitan perjalanan. Atau Pengurus Perjalanan boleh bekerjasama dengan pihak dalaman untuk membuat dasar perjalanan. Kemudian TMC akan menyemak dasar dan membuat cadangan tentang cara untuk memperbaikinya.

Mencari TMC Terbaik?

Jika anda sedang mencari TMC, anda akan menemui dua struktur pembayaran yang berbeza. Sesetengah TMC akan mengenakan bayaran untuk tempahan dan aktiviti lain, yang boleh menambah dengan cepat dan menjadikan program perjalanan anda lebih mahal. Yang lain membuat kontrak inklusif pada kos tetap supaya mereka boleh berfungsi sebagai sumber sebenar kepada pelanggan mereka tanpa perlu risau tentang bayaran yang mahal.

Di JTB Business Travel, kami mengambil pendekatan terakhir untuk mencipta kontrak inklusif yang membolehkan kami berfungsi sebagai sumber sebenar kepada pelanggan kami. Kami membantu syarikat memaksimumkan perbelanjaan mereka untuk perjalanan perniagaan, sambil memastikan Pengembara menikmati perjalanan yang paling produktif dan selesa. Di sebalik semua yang kami lakukan adalah pendekatan yang masuk akal untuk perjalanan perniagaan.

Hubungi kami hari ini untuk mengetahui perkara yang boleh kami lakukan sebagai TMC anda.