Cipta Aliran Kerja Pengurusan Perjalanan yang Berfungsi

Ikuti proses aliran kerja pengurusan perjalanan ini untuk memaksimumkan pulangan pelaburan anda dalam perjalanan perniagaan.

Perjalanan perniagaan wujud untuk menyampaikan hasil bagi organisasi: lebih ramai pelanggan, lebih banyak jualan, tahap kerjasama yang lebih tinggi, dll. Tetapi terlalu banyak syarikat terperangkap dalam aliran kerja pengurusan perjalanan yang tidak cekap dan tidak menyokong objektif perjalanan perniagaan.

Untuk memanfaatkan sepenuhnya program perjalanan anda, anda perlu mencipta aliran kerja pengurusan perjalanan yang benar-benar berfungsi. Bagaimana anda melakukannya? Berikut ialah 5 langkah yang perlu anda ambil untuk memastikan organisasi anda memaksimumkan faedah perjalanan perniagaan.

1. Tentukan Keutamaan Utama Anda

Apakah keutamaan anda? Sebelum anda menjawab soalan itu, perlu diingat bahawa proses perjalanan merangkumi pelbagai pihak berkepentingan dengan keutamaan yang berbeza.

Sebagai contoh, Eksekutif mahukan perjalanan perniagaan untuk memberikan pulangan pelaburan yang kukuh, manakala Pengembara mahukan pengaturan selesa yang membolehkan mereka menjadi seproduktif yang mungkin. Sebagai Pengurus Perjalanan, salah satu keutamaan utama anda mungkin adalah pematuhan dasar perjalanan.

Pelbagai keutamaan ini harus mendorong penciptaan aliran kerja pengurusan perjalanan. Anda tidak akan dapat memenuhi keutamaan semua pihak berkepentingan sepanjang masa. Tetapi aliran kerja pengurusan perjalanan yang berkesan membolehkan semua orang yang terlibat dalam proses perjalanan perniagaan merasakan seolah-olah keperluan mereka sedang dipertimbangkan.

2. Benarkan Tempahan Layan Sendiri Terkawal

Jika anda tidak membenarkan tempahan layan diri, anda sudah ketinggalan zaman. Faedah tempahan layan diri adalah banyak.

Pertama sekali, Pengurus Pelancongan atau ejen pihak ketiga tidak perlu terlibat dalam proses tersebut. Ini amat penting untuk perjalanan domestik yang agak mudah yang Pengembara boleh mengendalikan sendiri dengan mudah. Layan diri juga membolehkan Pengembara memilih vendor pilihan mereka dan masa perjalanan, dsb.

Bagaimana pula dengan pematuhan dasar perjalanan? Jangan risau: Kebanyakan platform tempahan perjalanan perniagaan membenarkan pentadbir mengkonfigurasi tetapan yang menghalang Pengembara daripada membuat tempahan di luar dasar. Anda tidak mahu membuat dasar perjalanan yang membebankan yang menyukarkan untuk mencari penerbangan atau penginapan hotel yang mematuhi. Tetapi anda juga ingin menghalang Pengembara daripada berbelanja dua kali lebih banyak daripada yang mereka perlukan hanya supaya mereka boleh terbang dengan syarikat penerbangan pilihan mereka atau tinggal dengan rangkaian hotel pilihan mereka.

3. Jadikan Polisi dan Kelulusan Menavigasi Mudah

Seperti yang dinyatakan di atas, polisi perjalanan anda harus berada di dalam alat tempahan anda. Pelancong yang menempah perjalanan mereka sendiri tidak perlu sentiasa merujuk kembali kepada polisi perjalanan.

Tetapi bagaimana dengan kelulusan? Organisasi anda seharusnya mempunyai proses kelulusan perjalanan yang diperkemas yang membolehkan tempahan bergerak ke hadapan dengan pantas.

Kenal pasti siapa yang boleh melakukan perjalanan dan atas sebab apa (yang mungkin memerlukan pasukan anda tentukan maksud perjalanan penting dalam organisasi anda). Juga, tentukan masa perjalanan memerlukan kelulusan pratempahan. Anda mungkin mahu pra-meluluskan semua perjalanan atau hanya perjalanan dengan panjang atau harga tertentu. Dan, akhirnya, pilih orang utama untuk kelulusan. Sekiranya pengurus jabatan yang meluluskan perjalanan? Atau mungkin Pengurus Perjalanan? Dalam organisasi yang lebih kecil, ia mungkin seorang COO.

Tidak kira apa dasar anda, dan tidak kira siapa yang meluluskan perjalanan, mudahkan Pengembara anda menavigasi proses tersebut.

4. Sediakan Sokongan Terus, Boleh Diakses

Pastikan Pengembara anda mempunyai akses kepada sokongan yang mereka perlukan sebelum, semasa dan selepas perjalanan perniagaan mereka. Apabila anda bekerja dengan syarikat pengurusan perjalanan (TMC), ia sepatutnya memberikan beberapa tahap sokongan kepada Pengembara anda mengikut keperluan.

Sokongan langsung dan boleh diakses adalah lebih penting dalam zaman moden. Industri pelancongan perniagaan semakin banyak bercakap tentang tanggungjawab jagaan yang organisasi miliki terhadap Pengembara mereka. Menjalani tanggungjawab kewajipan penjagaan itu memerlukan organisasi untuk berhubung dengan Pengembara mereka, tidak kira di mana mereka berada di dunia.

Cara terbaik untuk memantau Pengembara adalah dengan menyediakan sokongan melalui alat tempahan dalam talian dan peranti mudah alih. Sebagai contoh, kami menyediakan Pasaran JTB untuk memberi Pengembara lebih autonomi, membantu mereka menempah mengikut pematuhan dan menyediakan perkhidmatan yang mereka perlukan. Apabila anda boleh meletakkan akses kepada sokongan dalam kantung pekerja anda, anda memberi mereka akses mudah kepada sokongan — dan anda lebih mampu melaksanakan tanggungjawab kewajipan penjagaan anda.

5. Optimumkan Perbelanjaan Secara Berterusan

Terdapat penekanan yang lebih besar pada ROI perjalanan perniagaan sekarang berbanding sebelum ini. Perniagaan membelanjakan wang yang besar untuk menghantar pekerja mereka dalam perjalanan kerja, dan mereka mahu melihat pulangan yang setimpal.

Jika anda menggunakan teknologi pengembaraan moden, pengiraan perbelanjaan anda secara konsisten seharusnya agak mudah. Anda boleh menjejaki perbelanjaan minggu demi minggu untuk membuat pengoptimuman kecil, dan anda juga boleh melihat angka setiap bulan atau suku tahunan untuk memastikan anda berada di landasan yang betul untuk tahun tersebut.

Sekali lagi, jika anda tidak menggunakan teknologi perjalanan perniagaan, lebih sukar untuk mencipta aliran kerja pengurusan perjalanan yang memenuhi keperluan semua pihak berkepentingan. Lebih sukar bagi Pengembara untuk menempah jadual perjalanan yang mereka inginkan. Lebih sukar bagi Pengurus Perjalanan untuk menguatkuasakan pematuhan dasar. Dan lebih sukar bagi Eksekutif untuk melihat ROI yang mereka inginkan daripada perjalanan perniagaan.

Kenal pasti dan laksanakan teknologi perjalanan yang sesuai untuk perniagaan anda jika anda mahukan aliran kerja pengurusan yang diperkemas.

Dapatkan Sokongan Mencipta Aliran Kerja Anda

Mewujudkan aliran kerja pengurusan perjalanan yang ideal boleh menjadi sukar — jika anda cuba melakukannya sendiri.

Di JTB Business Travel, kami membantu organisasi membina dan melaksanakan aliran kerja yang berkesan. Kami menyediakan sokongan mewujudkan dasar perjalanan. Kami membuat cadangan teknologi perjalanan. Dan kami membantu organisasi melaksanakan tanggungjawab kewajipan penjagaan mereka. Di sebalik semua yang kami lakukan adalah pendekatan yang masuk akal untuk perjalanan perniagaan.

Adakah anda bersedia untuk aliran kerja pengurusan perjalanan yang berfungsi? Dapatkan berhubung untuk mengetahui bagaimana kami boleh membantu.