動作する旅行管理ワークフローを作成する

この旅行管理ワークフロープロセスに従って、出張への投資の見返りを最大化します。

出張は、組織に結果をもたらすために存在します。より多くのクライアント、より多くの売上、より高いレベルのコラボレーションなどです。しかし、あまりにも多くの企業が、効率的でなく、出張の目的をサポートしない出張管理ワークフローに行き詰まります。

旅行プログラムを最大限に活用するには、実際に機能する旅行管理ワークフローを作成する必要があります。 どうやってそれをしますか？ 組織が出張のメリットを最大化するために実行する必要がある5つの手順は次のとおりです。

1.最優先事項を定義する

あなたの最優先事項は何ですか？ その質問に答える前に、旅行プロセスにはさまざまな優先順位を持つさまざまな利害関係者が含まれることを覚えておいてください。

たとえば、経営幹部は出張で高い投資収益率を実現することを望んでいますが、旅行者は可能な限り生産性を高めることができる快適な手配を望んでいます。 旅行マネージャーとしての最優先事項のXNUMXつは、旅行ポリシーの遵守です。

これらのさまざまな優先順位により、旅行管理ワークフローの作成が促進されます。 すべての利害関係者の優先事項を常に満たすことができるわけではありません。 しかし、効果的な旅行管理ワークフローにより、出張プロセスに関与するすべての人が、自分のニーズが考慮されているかのように感じることができます。

2.管理されたセルフサービス予約を許可する

セルフサービスの予約を許可しない場合は、時代遅れになります。 セルフサービス予約のメリットはたくさんあります。

何よりもまず、トラベルマネージャーやサードパーティのエージェントがプロセスに関与する必要はありません。 これは、旅行者が自分で簡単に処理できる、かなり単純な国内旅行にとって特に重要です。 セルフサービスでは、旅行者が希望するベンダーや旅行時間などを選択することもできます。

旅行ポリ​​シーのコンプライアンスについてはどうですか？ 心配しないでください：ほとんどの出張予約プラットフォームでは、管理者は旅行者がポリシーに違反して予約するのを防ぐ設定を構成できます。 準拠したフライトやホテルでの滞在を見つけるのを難しくするような面倒な旅行ポリシーを作成したくありません。 ただし、旅行者が必要なXNUMX倍の費用をかけないようにして、選択した航空会社に搭乗したり、希望するホテルチェーンに滞在したりできるようにする必要もあります。

3.ポリシーと承認のナビゲートを簡単にします

上記のように、旅行ポリシーは予約ツール内に存在する必要があります。 自分で旅行を予約する旅行者は、旅行ポリシーを常に参照する必要はありません。

しかし、承認はどうですか？ 組織は、予約を迅速に進めることができる合理化された旅行承認プロセスを実施する必要があります。

誰がどのような理由で旅行できるかを特定します（チームが 本質的な旅行の意味を定義する 組織内）。 また、旅行に事前予約の承認が必要な時期を決定します。 すべての旅行、または特定の長さまたは価格の旅行のみを事前承認することをお勧めします。 そして最後に、承認のためにポイントパーソンを選択します。 旅行を承認するのは部門マネージャーである必要がありますか？ それとも旅行マネージャー？ 小規模な組織では、COOになることもあります。

ポリシーに関係なく、また誰が旅行を承認するかに関係なく、旅行者がプロセスを簡単にナビゲートできるようにします。

4.直接アクセス可能なサポートを提供する

旅行者が出張前、出張中、出張後に必要なサポートにアクセスできることを確認してください。 旅行管理会社（TMC）と協力する場合、必要に応じて旅行者にある程度のサポートを提供する必要があります。

現代では、直接かつアクセス可能なサポートがさらに重要になっています。 出張業界はますます話している 注意義務の責任 組織が旅行者に対して持っていること。 その注意義務の責任を果たすには、組織が世界のどこにいても、旅行者と連絡を取る必要があります。

旅行者を監視する最良の方法は、オンライン予約ツールとモバイルデバイスを介してサポートを利用できるようにすることです。 たとえば、私たちは提供します JTBマーケットプレイス 旅行者により多くの自律性を与え、コンプライアンスの範囲内で予約を支援し、必要なサービスを提供するため。 従業員のポケットにサポートへのアクセスを置くことができるとき、あなたは彼らにサポートへの容易なアクセスを与えます—そしてあなたはあなたの注意義務の責任をよりよく果たすことができます。

5.継続的に支出を最適化する

より重要なのは 出張ROI 今まで以上に。 企業は従業員を出張に送るために多額の費用を費やしており、それに見合った見返りを望んでいます。

最新の旅行テクノロジーを使用している場合、一貫して支出を計算するのは比較的簡単です。 毎週の支出を追跡して小さな最適化を行うことができます。また、月次または四半期ごとに数値を調べて、その年の軌道に乗っていることを確認することもできます。

繰り返しになりますが、出張テクノロジーを使用していない場合、すべての利害関係者のニーズに対応する旅行管理ワークフローを作成することはより困難です。 旅行者が希望する旅程を予約するのはより困難です。 旅行マネージャーがポリシーコンプライアンスを実施することはより困難です。 また、エグゼクティブが出張で求めているROIを確認するのはさらに困難です。

合理化された管理ワークフローが必要な場合は、ビジネスに適した旅行テクノロジーを特定して実装します。

サポートを受けるワークフローの作成

理想的な旅行管理ワークフローを作成するのは難しい場合があります—自分でそれを行おうとしている場合。

JTB Business Travelでは、組織が効果的なワークフローを構築および実装するのを支援します。 旅行ポリ​​シーの作成をサポートします。 旅行テクノロジーの推奨事項を作成します。 また、組織が注意義務を果たすのを支援します。 私たちが行うすべての背後には、出張への常識的なアプローチがあります。

動作する旅行管理ワークフローの準備はできていますか？ お問い合わせ 私たちがどのように助けることができるかを見つけるために。