होटल व्यय प्रबंधन के लिए वर्चुअल कार्ड का उपयोग करने के क्या लाभ हैं?

व्यापार यात्रा के लिए वर्चुअल भुगतान तेजी से लोकप्रिय हो रहे हैं, वर्चुअल कार्ड का उपयोग बेहतर होटल व्यय प्रबंधन की सुविधा के लिए किया जाता है, जैसे कि होटल बिल और अन्य व्यय का निपटान करना। ऐसे परिदृश्य में, भुगतान सीधे नियोक्ता के बैंक से किया जाता है - कर्मचारियों को पहले भुगतान करने और बाद में प्रतिपूर्ति का अनुरोध करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।

इस तरह की प्रक्रिया वित्त प्रशासन प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करती है, कर्मचारियों को अग्रिम लागतों को कवर करने की आवश्यकता को कम करती है, और कंपनियों को एक कुशल होटल व्यय प्रबंधन प्रणाली प्रदान करती है।

यह ब्लॉग वर्चुअल क्रेडिट कार्ड (वीसीसी) के उपयोग की मूल बातें तलाशेगा होटल व्यय प्रबंधन और इस नवीन भुगतान पद्धति के कई लाभ। यदि आप एक ट्रैवल मैनेजर हैं जो आपकी होटल व्यय प्रबंधन प्रणाली में सुधार करना चाहते हैं, या वर्चुअल कार्ड के उपयोग में रुचि रखने वाले व्यवसाय यात्री हैं, तो यह पोस्ट आपके लिए है। और अधिक सीखने के लिए पढ़ना जारी रखें।

वर्चुअल कार्ड क्या होते हैं?

वर्चुअल कार्ड पारंपरिक बैंक कार्ड की तरह ही काम करते हैं। मुख्य अंतर यह है कि एक भौतिक बटुए में रखे जाने के बजाय, उन्हें एक में संग्रहीत किया जाता है मोबाइल डिजिटल वॉलेट. वर्चुअल कार्ड सुरक्षित रूप से एन्क्रिप्ट किए गए हैं, खरीदारी के लिए भुगतान करने का एक सुरक्षित तरीका प्रदान करते हैं।

प्रदाता के आधार पर, कार्ड का उपयोग केवल ऑनलाइन या ऑनलाइन और इन-स्टोर दोनों में किया जा सकता है। वर्चुअल कार्ड में एक अद्वितीय कार्ड नंबर, CVC और समाप्ति तिथि होती है। कुछ कार्ड एक वास्तविक भौतिक कार्ड की एक प्रति हैं, और अन्य वर्चुअल कार्ड प्रकृति में "डिस्पोजेबल" हैं, जिसका अर्थ है कि उन्हें केवल एक बार उपयोग किया जा सकता है। इसका उद्देश्य पूरा हो जाने के बाद, डिस्पोजेबल वर्चुअल कार्ड का फिर से उपयोग नहीं किया जा सकता है।

प्रकार के बावजूद, वर्चुअल कार्ड सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत प्रदान करते हैं, विशेष रूप से ऑनलाइन लेनदेन के लिए। कई कार्ड जारीकर्ता अपने कार्डधारकों की सुविधा के लिए वर्चुअल कार्ड जनरेट करने का विकल्प भी जोड़ रहे हैं, एक ऐसा कारनामा जो तकनीक विकसित होने के साथ और भी व्यापक रूप से उपलब्ध होने की उम्मीद है।

होटल व्यय प्रबंधन के लिए वर्चुअल कार्ड का उपयोग करने के क्या लाभ हैं?

वैश्विक भुगतान समाधान Nium रिपोर्टों यात्रा उद्योग में वर्चुअल कार्ड तेजी से लोकप्रिय हो रहे हैं। 90% होटल, 94% ट्रैवल एजेंट, और 86% एयरलाइंस इस बात से सहमत हैं कि वीसीसी भुगतान का एक आवश्यक तरीका बनने के लिए तैयार हो रहे हैं। यह स्पष्ट है कि वर्चुअल कार्ड कई प्रकार के लाभ प्रदान करते हैं।

सुविधा और सुरक्षा के अलावा, वर्चुअल कार्ड कई तरह के लाभ प्रदान करते हैं, जिनमें शामिल हैं:

खर्च पर अधिक नियंत्रण

वर्चुअल कार्ड अपने कर्मचारियों के खर्च और होटल व्यय प्रबंधन पर अधिक नियंत्रण रखने वाले ट्रैवल मैनेजरों के लिए एक गॉडसेंड हैं। इन डिजिटल, एक बार उपयोग किए जाने वाले भुगतान साधनों के साथ, लेन-देन की सीमा निर्धारित करना और यह सुनिश्चित करना संभव है कि कर्मचारी कोई अनधिकृत खरीदारी न करें। आभासी भुगतान यह भी सुनिश्चित करते हैं कि व्यावसायिक यात्री पसंदीदा चैनलों के माध्यम से बुकिंग करेंगे, जिससे यात्रा प्रबंधकों को कर्मचारी खर्च में बेहतर दृश्यता मिलेगी।

धोखाधड़ी का कम जोखिम

एक विशाल $ 32 बिलियन क्रेडिट कार्ड धोखाधड़ी के कारण सालाना खो जाता है। यह आँकड़ा इस तथ्य को रेखांकित करता है कि होटल में ठहरने के लिए भुगतान करने के लिए केवल एक कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड का उपयोग करने से जालसाजों के लिए किसी के खाते को हाईजैक करना और पैसे चुराना आसान हो जाता है। इससे आंतरिक दुरुपयोग के अवसर भी खुलते हैं, क्योंकि कर्मचारी अपने कॉर्पोरेट कार्ड को सहकर्मियों के साथ आसानी से साझा कर सकते हैं। वर्चुअल कार्ड के साथ, हालांकि, सभी भुगतान सीधे नियोक्ता के बैंक खाते से प्रत्येक लेनदेन के लिए स्पष्ट रूप से बनाए गए एक बार उपयोग क्रेडेंशियल के माध्यम से किए जाते हैं।

देखभाल वितरण का बेहतर कर्तव्य

यात्रा प्रबंधक जानते हैं कि यात्रियों की भलाई और सुरक्षा सर्वोपरि है और इससे यह प्रभावित होता है देखभाल प्रथाओं का कर्तव्य व्यापारिक यात्राओं के दौरान। आभासी भुगतान के साथ, ट्रैवल मैनेजर यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनके कर्मचारी स्वीकृत होटलों में रहें, पसंदीदा एयरलाइनों के साथ बुकिंग करें और सर्वोत्तम छूट प्राप्त करें। यह व्यापार यात्रियों के लिए यात्रा करना आसान बनाता है और यात्रा प्रबंधकों को उनके लिए बेहतर ड्यूटी ऑफ केयर सेवाएं प्रदान करने की अनुमति देता है।

डेटा-आधारित अंतर्दृष्टि तक पहुंच

डेटा यात्रा प्रबंधकों को वह जानकारी प्रदान करता है जिसका उपयोग वे अपने व्यावसायिक यात्रा कार्यक्रमों को बेहतर बनाने के लिए कर सकते हैं। वर्चुअल कार्ड के साथ, यह देखना संभव है कि सड़क पर कर्मचारी कहां और कैसे खर्च करते हैं - डेटा जो आरओआई (निवेश पर वापसी) को मापने और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने में उपयोगी है।

उपयोग की आसानी

वर्चुअल कार्ड व्यावसायिक यात्रियों और कंपनियों के लिए होटल आरक्षण करने का एक सुरक्षित और आसान तरीका है। कंपनियाँ भौतिक क्रेडिट कार्ड का उपयोग किए बिना कर्मचारियों के लिए कमरों का पूर्व भुगतान कर सकती हैं, और यात्री चिंतामुक्त होकर अपनी व्यावसायिक यात्राओं पर जा सकते हैं।

होटल व्यय प्रबंधन के लिए वर्चुअल कार्ड का उपयोग करने की चुनौतियाँ

महामारी के साथ संपर्क रहित, डिजिटल भुगतान को अपनाने में तेजी के साथ, वीसीसी ने व्यापार और उपभोक्ता दोनों क्षेत्रों में लोकप्रियता हासिल की है, यहां तक ​​कि कोविड के बाद भी। हालांकि, इस प्रकार के भुगतान को अपनाने के इच्छुक यात्रा प्रबंधकों के लिए कुछ चुनौतियाँ बनी हुई हैं:

होटल की तत्परता

होटल की तत्परता एक चुनौती बनी हुई है, कुछ अमेरिकी होटल अभी भी वर्चुअल कार्ड स्वीकार करने के लिए फ़ैक्स जैसी विरासत विधियों पर बहुत अधिक निर्भर हैं। एक साक्षात्कार में, मैरियट इंटरनेशनल वीपी ऑफ ग्लोबल सेल्स कैथी मौउ समझाया कि वर्तमान प्रक्रिया फ्रंट डेस्क स्टाफ को यह निर्धारित करने के लिए कोई रास्ता नहीं छोड़ती है कि कार्ड आभासी है या मानक क्रेडिट कार्ड है।

और यहां तक ​​कि फैक्स मशीनों के साथ भी प्राधिकरण भेजने के लिए वर्कअराउंड के रूप में उपयोग किया जा रहा है। वर्तमान होटल कर्मचारी अभी भी वर्चुअल कार्ड स्वीकार करने की विशिष्ट प्रक्रियाओं में प्रशिक्षित नहीं हैं। हालाँकि, आतिथ्य क्षेत्र धीरे-धीरे लेकिन निश्चित रूप से नई तकनीकों को अपना रहा है, जिससे आने वाले वर्षों में आभासी कार्डों को अपनाने की उम्मीद है।

तकनीकी और सुरक्षा बाधाएं

वर्चुअल कार्ड को प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए एक निश्चित स्तर की तकनीकी जानकारी की आवश्यकता होती है। इसमें धोखाधड़ी की रोकथाम और पहचान प्रोटोकॉल की समझ के साथ-साथ कई कार्ड खातों को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने की क्षमता शामिल है। इसके अतिरिक्त, कई कंपनियां एक ऐसा प्लेटफॉर्म खोजने के लिए संघर्ष करती हैं जो उनकी सुरक्षा और वित्तीय जरूरतों दोनों को पूरा करता हो।

जैसा कि उल्लेख किया गया है, वर्चुअल कार्ड स्वीकृति और होटल की तत्परता के बीच की खाई को पाटने में फैक्स मशीन एक असंभावित नायक बनी हुई है। जैसे, अधिक कंपनियों को गोद लेने में मदद करने के लिए विशेष रूप से वर्चुअल कार्ड के लिए डिज़ाइन की गई तकनीक पर गौर करने की आवश्यकता हो सकती है।

वर्चुअल पेमेंट कैसे सेट करें

जैसा कि आप देख सकते हैं, वर्चुअल कार्ड बहुत सारे लाभ लेकर आते हैं। तो आप अपने व्यवसाय के लिए वर्चुअल कार्ड समाधान कैसे स्थापित करेंगे? आरंभ करने के लिए यहां कुछ चरण दिए गए हैं:

1. भुगतान प्रदाता चुनें

वर्चुअल कार्ड समाधान के लिए आपको अपने वर्तमान बैंक से आगे देखने की आवश्यकता नहीं हो सकती है, जैसा कि कई प्रदाता इन दिनों उन्हें प्रदान करते हैं। यह निर्धारित करने के लिए कि क्या वे आपके लिए सही हैं, नियमों और सुविधाओं की जाँच करें। कुछ वर्चुअल कार्ड प्रदाताओं में शामिल हैं कृपाण और बुद्धिमान. पारंपरिक बैंकों के लिए, सिटी बैंक, कैपिटल वन और बैंक ऑफ अमेरिका अपने कार्डधारकों को वर्चुअल क्रेडिट कार्ड प्रदान करते हैं।

2. अपने प्लेटफार्मों को संरेखित करें

एक बार जब आप अपने प्रदाता से सहमत हो जाते हैं, तो आप अपने नए समाधान को अपने मौजूदा सिस्टम के साथ एकीकृत कर सकते हैं। अपने वर्चुअल कार्ड समाधान को अपने यात्रा प्लेटफॉर्म और सिस्टम में एकीकृत करने से भी बेहतर डेटा कैप्चर करने में मदद मिलेगी। कुछ यात्रा एप्लिकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफेस (एपीआई) में होटल और फ्लाइट बुकिंग एपीआई शामिल हैं सहमत होना

3. अपने यात्रियों को प्रशिक्षित करें

इसके बाद, आपको कर्मचारियों को वर्चुअल कार्ड का उपयोग करने के तरीके के बारे में प्रशिक्षित करने की आवश्यकता होगी, जिसमें उन्हें उन नियमों और शर्तों के बारे में सूचित करना शामिल है जो इन एक बार उपयोग किए जाने वाले भुगतान उपकरणों का उपयोग करते समय लागू होते हैं। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि वे स्वीकृत विक्रेताओं के साथ बुकिंग करते हैं और खर्चों के मामले में कंपनी की नीतियों का अनुपालन करते हैं। यह उन्हें वर्चुअल कार्ड का उपयोग करने के लाभों का उपयोग करने में भी मदद करेगा, जैसे शीघ्र प्रतिपूर्ति और कम शुल्क।

4. प्रगति को ट्रैक करें और समायोजन करें

अंत में, आप आभासी भुगतानों के साथ अपनी प्रगति को ट्रैक करना चाहेंगे और रास्ते में आवश्यक समायोजन करना चाहेंगे। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आपका व्यापार यात्रा कार्यक्रम सुचारू रूप से चलता है और अपने इच्छित लाभ प्रदान करता है, जैसे कि बेहतर लागत प्रबंधन, बेहतर सुरक्षा और सुव्यवस्थित समाधान। सही ट्रैकिंग के साथ, आप बड़ी समस्या बनने से पहले ही संभावित समस्याओं का पता लगा सकते हैं।

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