व्यापार यात्रा 101: व्यापार यात्रा क्या है? और ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनी का उपयोग क्यों करें?

यदि आप सोच रहे हैं कि यात्रा प्रबंधन कंपनी का उपयोग क्यों किया जाए, तो उन कई लाभों की खोज करें जो किसी के साथ साझेदारी कर सकते हैं।

जब आप व्यवसाय यात्रा के साथ अभी शुरुआत कर रहे हैं, तो आपको "ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनी" या संक्षेप में टीएमसी शब्द का सामना करना पड़ सकता है। यात्रा प्रबंधन कंपनी का उपयोग क्यों करें? टीएमसी के साथ साझेदारी करने पर कंपनियों को कई फायदे मिलते हैं।

व्यापार यात्रा में अपनी यात्रा को तेज करने में आपकी सहायता के लिए। यहां व्यावसायिक यात्रा के पीछे की प्रेरणाओं के साथ-साथ टीएमसी के साथ काम करने के लाभों पर एक नज़र डालें।

व्यापार यात्रा क्या है?

व्यावसायिक यात्रा तब होती है जब कोई कर्मचारी अपने प्राथमिक कार्यालय को कहीं और काम करने के लिए छोड़ देता है। इसमें छोटी यात्राएं शामिल हो सकती हैं, जैसे सैन डिएगो में संभावित ग्राहक से मिलने के लिए लॉस एंजिल्स में अपना घर छोड़ना। और इसमें लंबी यात्राएं शामिल हो सकती हैं, जैसे आपकी कंपनी के यूके कार्यालय के साथ मीटिंग के लिए शिकागो से लंदन के लिए उड़ान। 

अमेरिकी हर साल 400 मिलियन से अधिक लंबी दूरी की व्यापारिक यात्राएं करते हैं, इसके अनुसार परिवहन सांख्यिकी ब्यूरो. उन यात्राओं में लंबी दूरी की सभी यात्राओं का लगभग 16% हिस्सा होता है। कंपनियों को अपने कर्मचारियों को इन यात्राओं पर भेजने के लिए क्या प्रेरित करता है?

व्यापार के लिए यात्रा करने के कई कारण हैं:

• समापन सौदे: व्यक्तिगत रूप से बड़े और महत्वपूर्ण सौदों को बंद करना आम बात है।
• नए बाजारों की खोज: नए बाजारों में विस्तार करने की इच्छा रखने वाली कंपनियां जमीन पर स्थितियों का पता लगाने और अनुसंधान करने के लिए उनसे मुलाकात करेंगी।
• आंतरिक बैठकें: दूरस्थ कार्य के युग में, कंपनियां कर्मचारियों को आंतरिक बैठकों या अन्य सहयोग कार्यक्रमों के लिए यात्रा करने के लिए कह सकती हैं।
• पूर्वेक्षण: संगठन अक्सर अपने उत्पादों और/या सेवाओं को प्रदर्शित करने और संभावित ग्राहकों को खोजने के लिए एक्सपो में भाग लेते हैं।
• शिक्षा: कंपनियां कर्मचारियों को सम्मेलनों की यात्रा करने के लिए कह सकती हैं जहां वे अपने कार्यात्मक क्षेत्रों में रुझानों और सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में अधिक जान सकते हैं।
• मौजूदा ग्राहकों का दौरा: खाता प्रबंधक और अन्य नियमित रूप से अपने सबसे बड़े ग्राहकों से मिल सकते हैं। वे उन पर जाँच कर सकते हैं, उन्हें खाने या पीने के लिए बाहर ले जा सकते हैं, और आम तौर पर अपने व्यवसाय के लिए आभार प्रकट कर सकते हैं।

ये ऐसे कई कारण हैं जिनकी वजह से कंपनियां कर्मचारियों को यात्रा करने के लिए कह सकती हैं। श्रमिकों के लिए एक समय में कई दिनों के लिए अपने प्राथमिक कार्यालय छोड़ने के लिए अनगिनत प्रेरणाएँ हैं।

कॉर्पोरेट यात्रा का प्रबंधन कौन करता है?

यात्रा का प्रबंधन करने वाले वास्तविक लोग दो श्रेणियों में आते हैं: आंतरिक और बाहरी।

आंतरिक रूप से, एक कंपनी मानव संसाधन विभाग में किसी का उपयोग यात्रियों के लिए यात्राएं बुक करने में मदद करने के लिए कर सकती है और अन्यथा यात्रा कार्यक्रम का प्रबंधन कर सकती है। अधिक गहन यात्रा कार्यक्रम वाली कंपनियों के पास एक समर्पित यात्रा प्रबंधक या कोई ऐसा व्यक्ति हो सकता है जो कर्मचारियों के लिए यात्रा की व्यवस्था करता हो।

कंपनियां यात्रा के प्रबंधन के लिए तीसरे पक्ष के साथ भी काम करती हैं। संगठन अपनी यात्रा को पूरी तरह से किसी तीसरे पक्ष को आउटसोर्स कर सकते हैं। लेकिन यह अक्सर एक हाइब्रिड दृष्टिकोण होता है जहां कोई आंतरिक (जैसे एक ट्रैवल मैनेजर) तीसरे पक्ष (जैसे टीएमसी) के साथ मिलकर काम करता है।

ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनी का उपयोग क्यों करें? 

जैसा कि आप अपनी कंपनी के लिए व्यावसायिक यात्रा का पता लगाते हैं, आप यात्रा के प्रबंधन से जुड़े कई कार्यों और जिम्मेदारियों से खुद को अभिभूत पा सकते हैं। इसलिए कई संगठन टीएमसी के साथ काम करना चुनते हैं।

टीएमसी सीमित यात्रा जरूरतों वाले छोटे व्यवसायों से लेकर बड़े यात्रा बजट वाले बड़े उद्यमों तक सब कुछ के साथ काम करती हैं।

ये कंपनियां टीएमसी के साथ काम करना चुनती हैं क्योंकि एक तृतीय-पक्ष प्रबंधन कंपनी कई लाभों को प्रदान कर सकती है, जिनमें शामिल हैं:

• अधिक से अधिक कुशलता: एक टीएमसी व्यवसाय और उसके यात्रियों को सब कुछ तेजी से और अधिक कुशलता से करने में मदद कर सकती है। आपके कोने में यात्रा विशेषज्ञों की एक टीम है ताकि आपके कर्मचारी अपना काम करने पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
• कमतर लागतें: टीएमसी के पास अक्सर छूट तक पहुंच होती है जो किसी के लिए भी उपलब्ध नहीं होती है। वे संगठनों को विक्रेताओं के साथ अनुकूल अनुबंध पर बातचीत करने में भी मदद कर सकते हैं।
• प्रबंधित जोखिम: जोखिम प्रबंधन यह है कि कैसे कंपनियां कार्यालय से दूर रहने के दौरान कर्मचारियों को स्वस्थ और सुरक्षित रखने के लिए अपनी ड्यूटी-ऑफ-केयर जिम्मेदारी को निभाती हैं। कई टीएमसी जोखिम प्रबंधन सेवाएं प्रदान करती हैं जो कंपनियों को उस जिम्मेदारी को निभाने में मदद करती हैं।
• व्यापक नीतियां: खरोंच से एक व्यापक यात्रा नीति बनाना कठिन है। टीएमसी आपके संगठन को एक यात्रा नीति विकसित करने में मदद कर सकती है जो कंपनी की जरूरतों और उसके यात्रियों की जरूरतों दोनों को पूरा करती है।
• प्रौद्योगिकी कार्यान्वयन: सही प्रौद्योगिकियां आपको व्यावसायिक यात्रा में अपने निवेश को अधिकतम करने में मदद कर सकती हैं। एक टीएमसी आपके संगठन के लिए सही तकनीकों की पहचान करने और उन्हें लागू करने में आपकी मदद कर सकती है।
• कस्टम रिपोर्टिंग: यात्रा खर्च का अनुकूलन तभी संभव है जब आपके पास अपने यात्रा डेटा तक पहुंच हो। टीएमसी आपके यात्रा डेटा को अर्जित करने और उसका विश्लेषण करने में आपकी मदद कर सकती है ताकि आप अपने कार्यक्रम को अनुकूलित कर सकें।
• यात्रा में व्यवधान के साथ सहायता: व्यापार यात्रा के दौरान चीजें होती हैं। उदाहरण के लिए, एक मौसम की घटना एक हवाई अड्डे को बंद कर सकती है, या यांत्रिक मुद्दों से उड़ान में देरी हो सकती है। टीएमसी हस्तक्षेप कर सकती हैं और उन व्यवधानों के होने पर मदद कर सकती हैं।

जैसा कि पिछले अनुभाग में बताया गया है, टीएमसी अक्सर अपने ग्राहकों की कंपनियों में एक ट्रैवल मैनेजर या किसी अन्य व्यक्ति के साथ काम करती हैं ताकि व्यापार यात्रा का अधिकतम लाभ उठाया जा सके। उदाहरण के लिए, एक टीएमसी कस्टम रिपोर्टिंग के लिए एक प्रणाली विकसित कर सकता है। फिर एक यात्रा प्रबंधक महत्वपूर्ण यात्रा संबंधी निर्णय लेते समय अधिकारियों को डेटा प्रस्तुत करेगा। या एक यात्रा प्रबंधक एक यात्रा नीति बनाने के लिए आंतरिक पार्टियों के साथ काम कर सकता है। फिर एक टीएमसी नीति की समीक्षा करेगी और इसमें सुधार करने के बारे में सिफारिशें करेगी।

सर्वश्रेष्ठ टीएमसी की तलाश है?

यदि आप एक टीएमसी की तलाश कर रहे हैं, तो आपको दो अलग-अलग भुगतान संरचनाएं मिलेंगी। कुछ टीएमसी बुकिंग और अन्य गतिविधियों के लिए शुल्क लेंगे, जो जल्दी से जुड़ सकते हैं और आपके यात्रा कार्यक्रम को और अधिक महंगा बना सकते हैं। अन्य एक निश्चित लागत पर समावेशी अनुबंध बनाते हैं ताकि वे महंगी फीस की चिंता किए बिना अपने ग्राहकों के लिए एक सच्चे संसाधन के रूप में काम कर सकें।

जेटीबी बिजनेस ट्रैवल में, हम समावेशी अनुबंध बनाने के बाद के दृष्टिकोण को अपनाते हैं जो हमें अपने ग्राहकों के लिए एक सच्चे संसाधन के रूप में सेवा करने की अनुमति देता है। हम कंपनियों को व्यापार यात्रा पर अपने खर्च को अधिकतम करने में मदद करते हैं, साथ ही यह सुनिश्चित करते हैं कि यात्री सबसे अधिक उत्पादक और आरामदायक यात्राओं का आनंद लें। हम जो कुछ भी करते हैं उसके पीछे व्यापार यात्रा के लिए एक सामान्य ज्ञान दृष्टिकोण है।

हमसे संपर्क करें आज यह पता लगाने के लिए कि हम आपकी टीएमसी के रूप में क्या कर सकते हैं।