Voyage d'affaires 101 : Qu'est-ce qu'un voyage d'affaires ? Et pourquoi faire appel à une agence de voyages ?

Si vous vous demandez pourquoi faire appel à une agence de gestion de voyages, découvrez les nombreux avantages d'un partenariat avec elle.

Lorsque vous débutez dans les voyages d'affaires, vous pouvez rencontrer le terme « agence de gestion de voyages », ou TMC en abrégé. Pourquoi faire appel à une agence de travel management ? Les entreprises découvrent de nombreux avantages lorsqu'elles s'associent à un TMC.

Pour vous aider à accélérer votre parcours vers les voyages d'affaires. Voici un aperçu des motivations derrière les voyages d'affaires ainsi que des avantages de travailler avec un TMC.

Qu'est-ce qu'un voyage d'affaires ?

Les voyages d'affaires se produisent lorsqu'un employé quitte son bureau principal pour travailler ailleurs. Cela peut inclure de courts trajets, comme quitter votre domicile à Los Angeles pour rendre visite à un client potentiel à San Diego. Et cela peut inclure de longs voyages, comme un vol de Chicago à Londres pour des réunions avec le bureau britannique de votre entreprise. 

Les Américains effectuent plus de 400 millions de voyages d'affaires longue distance chaque année, selon le Bureau des statistiques des transports. Ces voyages représentent environ 16 % de tous les voyages longue distance. Qu'est-ce qui motive les entreprises à envoyer leurs employés dans ces voyages ?

Il existe plusieurs raisons de voyager pour affaires :

• Offres de clôture : Il est courant de conclure des transactions importantes et importantes en personne.
• Explorer de nouveaux marchés : Les entreprises qui cherchent à se développer sur de nouveaux marchés leur rendront visite pour explorer les conditions sur le terrain et mener des recherches.
• Réunions internes : À l'ère du travail à distance, les entreprises peuvent demander à leurs employés de se déplacer pour des réunions internes ou d'autres événements de collaboration.
• Prospection: Les organisations assistent souvent à des salons pour présenter leurs produits et/ou services et pour trouver des clients potentiels.
• L'Education: Les entreprises peuvent demander à leurs employés de se rendre à des conférences où ils peuvent en apprendre davantage sur les tendances et les meilleures pratiques dans leurs domaines fonctionnels.
• Visiter des clients existants : Les gestionnaires de comptes et autres peuvent visiter régulièrement leurs plus gros clients. Ils peuvent les surveiller, les emmener pour un repas ou une boisson, et généralement pour montrer leur gratitude pour leur entreprise.

Ce ne sont là que quelques exemples de raisons pour lesquelles les entreprises peuvent demander à leurs employés de voyager. Il existe d'innombrables motivations pour que les travailleurs quittent leur bureau principal pendant plusieurs jours à la fois.

Qui gère les voyages d'affaires ?

Les véritables personnes qui gèrent les déplacements se répartissent en deux catégories : internes et externes.

En interne, une entreprise peut faire appel à une personne du service des ressources humaines pour aider à réserver des voyages pour les voyageurs et gérer autrement le programme de voyage. Les entreprises ayant des horaires de voyage plus intensifs peuvent avoir un responsable des voyages dédié ou quelqu'un qui organise les voyages des employés.

Les entreprises travaillent également avec des tiers pour gérer les voyages. Les organisations peuvent entièrement sous-traiter leurs déplacements à un tiers. Mais il s'agit le plus souvent d'une approche hybride où une personne interne (comme un Travel Manager) travaille en tandem avec un tiers (comme un TMC).

Pourquoi faire appel à une agence de voyages ? 

Lorsque vous explorez les voyages d'affaires pour votre entreprise, vous pouvez vous retrouver submergé par les nombreuses tâches et responsabilités associées à la gestion des voyages. C'est pourquoi tant d'organisations choisissent de travailler avec un TMC.

Les TMC fonctionnent avec tout, des petites entreprises avec des besoins de voyage limités aux grandes entreprises avec d'énormes budgets de voyage.

Ces entreprises choisissent de travailler avec des TMC en raison des nombreux avantages qu'une société de gestion tierce peut offrir, notamment :

• Une meilleure efficacité: Un TMC peut aider l'entreprise et ses voyageurs à tout faire plus rapidement et plus efficacement. Vous avez une équipe d'experts en voyages dans votre coin afin que vos employés puissent se concentrer sur leur travail.
• Coûts réduits: Les TMC ont souvent accès à des rabais qui ne sont pas offerts à n'importe qui. Ils peuvent également aider les organisations à négocier des contrats favorables avec les fournisseurs.
• Risque maîtrisé : La gestion des risques est la façon dont les entreprises s'acquittent de leur devoir de diligence pour assurer la santé et la sécurité de leurs employés lorsqu'ils ne sont pas au bureau. De nombreux TMC offrent des services de gestion des risques qui aident les entreprises à assumer cette responsabilité.
• Politiques complètes : Il est difficile de créer une politique de voyage complète à partir de zéro. Les TMC peuvent aider votre organisation à développer une politique voyage qui répond à la fois aux besoins de l'entreprise et aux besoins de ses Voyageurs.
• Implémentation de la technologie : Les bonnes technologies peuvent vous aider à maximiser votre investissement dans les voyages d'affaires. Un TMC peut vous aider à identifier et à mettre en œuvre les bonnes technologies pour votre organisation.
• Rapports personnalisés : L'optimisation des dépenses de voyage n'est possible que lorsque vous avez accès à vos données de voyage. Les TMC peuvent vous aider à accumuler et à analyser vos données de voyage afin que vous puissiez optimiser votre programme.
• Assistance en cas d'interruption de voyage : Les choses se passent pendant les voyages d'affaires. Un événement météorologique peut fermer un aéroport, par exemple, ou des problèmes mécaniques peuvent retarder un vol. Les TMC peuvent intervenir et aider lorsque ces perturbations se produisent.

Comme indiqué dans la section précédente, les TMC travaillent souvent avec un Travel Manager ou une autre personne de référence dans les entreprises de leurs clients pour tirer le meilleur parti des voyages d'affaires. Par exemple, un TMC peut développer un système de rapports personnalisés. Ensuite, un Travel Manager présentera des données aux cadres lors de la prise de décisions importantes liées aux voyages. Ou un Travel Manager peut travailler avec des parties internes pour créer une politique de voyage. Ensuite, un TMC examinera la politique et fera des recommandations sur la façon de l'améliorer.

Vous recherchez le meilleur TMC ?

Si vous recherchez un TMC, vous trouverez deux structures de paiement différentes. Certains TMC factureront des frais pour la réservation et d'autres activités, qui peuvent rapidement s'additionner et rendre votre programme de voyage plus cher. D'autres créent des contrats forfaitaires à coût fixe afin de pouvoir servir de véritable ressource à leurs clients sans se soucier des frais onéreux.

Chez JTB Business Travel, nous adoptons cette dernière approche en créant des contrats inclusifs qui nous permettent d'être une véritable ressource pour nos clients. Nous aidons les entreprises à maximiser leurs dépenses en voyages d'affaires, tout en veillant à ce que les voyageurs profitent des voyages les plus productifs et les plus confortables possibles. Derrière tout ce que nous faisons se cache une approche de bon sens en matière de voyages d'affaires.

Contactez-nous aujourd'hui pour découvrir ce que nous pouvons faire en tant que votre TMC.