Créer un flux de travail de gestion des voyages qui fonctionne

Suivez ce processus de flux de travail de gestion des voyages pour maximiser le retour sur votre investissement dans les voyages d'affaires.

Les voyages d'affaires existent pour produire des résultats pour l'organisation : plus de clients, plus de ventes, un niveau de collaboration plus élevé, etc. Mais trop d'entreprises s'enlisent dans un flux de travail de gestion des voyages qui n'est pas efficace et ne soutient pas les objectifs de voyages d'affaires.

Pour tirer le meilleur parti de votre programme de voyage, vous devez créer un flux de travail de gestion des voyages qui fonctionne réellement. Comment tu fais ça? Voici 5 étapes à suivre pour vous assurer que votre organisation maximise les avantages des voyages d'affaires.

1. Définissez vos principales priorités

Quelles sont vos principales priorités ? Avant de répondre à cette question, gardez à l'esprit que le processus de voyage comprend diverses parties prenantes avec des priorités différentes.

Par exemple, les cadres veulent que les voyages d'affaires offrent un fort retour sur investissement, tandis que les voyageurs veulent des arrangements confortables qui leur permettent d'être aussi productifs que possible. En tant que Travel Manager, l'une de vos principales priorités est probablement le respect de la politique de voyage.

Ces différentes priorités doivent conduire à la création d'un workflow de gestion des voyages. Vous ne pourrez pas répondre aux priorités de toutes les parties prenantes tout le temps. Mais un flux de travail de gestion des voyages efficace permet à toutes les personnes impliquées dans le processus des voyages d'affaires de sentir que leurs besoins sont pris en compte.

2. Autoriser la réservation contrôlée en libre-service

Si vous n'autorisez pas la réservation en libre-service, vous êtes en retard. Les avantages de la réservation en libre-service sont nombreux.

D'abord et avant tout, les Travel Managers ou les agents tiers n'ont pas à s'impliquer dans le processus. Ceci est particulièrement important pour les voyages intérieurs plutôt simples que les voyageurs peuvent facilement gérer eux-mêmes. Le libre-service permet également aux voyageurs de choisir leurs fournisseurs préférés et les temps de trajet, etc.

Qu'en est-il du respect de la politique de voyage ? Ne vous inquiétez pas : la plupart des plateformes de réservation de voyages d'affaires permettent aux administrateurs de configurer des paramètres qui empêchent les voyageurs de réserver en dehors des règles. Vous ne voulez pas créer une politique de voyage onéreuse qui rend difficile la recherche d'un vol ou d'un séjour à l'hôtel conforme. Mais vous voulez également empêcher les voyageurs de dépenser deux fois plus qu'ils n'en ont besoin juste pour pouvoir voler sur la compagnie aérienne de leur choix ou séjourner dans la chaîne hôtelière de leur choix.

3. Facilitez la navigation dans les politiques et les approbations

Comme mentionné ci-dessus, votre politique de voyage doit être intégrée à votre outil de réservation. Les voyageurs réservant leurs propres voyages ne devraient pas avoir à se référer constamment à la politique de voyage.

Mais qu'en est-il des approbations ? Votre organisation doit avoir mis en place un processus d'approbation de voyage simplifié qui permet à la réservation d'avancer rapidement.

Identifiez qui est en mesure de voyager et pour quelles raisons (ce qui peut obliger votre équipe à définir ce que signifie un voyage essentiel au sein de votre organisation). Déterminez également quand les voyages nécessitent une approbation de pré-réservation. Vous voudrez peut-être pré-approuver tous les voyages ou seulement les voyages d'une certaine durée ou d'un certain prix. Et, enfin, choisissez la personne de référence pour les approbations. Est-ce que ce sont les chefs de service qui approuvent les voyages ? Ou peut-être des Travel Managers ? Dans les petites organisations, il peut même s'agir d'un COO.

Quelle que soit votre politique et quelle que soit la personne qui approuve le voyage, facilitez la navigation de vos voyageurs dans le processus.

4. Fournir un soutien direct et accessible

Assurez-vous que vos voyageurs ont accès à l'assistance dont ils ont besoin avant, pendant et après leurs voyages d'affaires. Lorsque vous travaillez avec une agence de gestion de voyages (TMC), celle-ci doit fournir un certain niveau d'assistance à vos voyageurs selon leurs besoins.

Un soutien direct et accessible est encore plus important à l'ère moderne. L'industrie du voyage d'affaires parle de plus en plus de la responsabilité du devoir de diligence que les organisations ont envers leurs Gens du voyage. Pour s'acquitter de cette responsabilité de devoir de diligence, les organisations doivent être en contact avec leurs voyageurs, où qu'ils se trouvent dans le monde.

La meilleure façon de garder un œil sur les voyageurs est de mettre à disposition une assistance via des outils de réservation en ligne et des appareils mobiles. Par exemple, nous fournissons Place de marché JTB pour donner plus d'autonomie aux Voyageurs, les aider à réserver dans la conformité et fournir les services dont ils ont besoin. Lorsque vous pouvez mettre l'accès à l'assistance dans les poches de vos employés, vous leur donnez un accès facile à l'assistance - et vous êtes mieux à même de vous acquitter de votre devoir de diligence.

5. Optimisez les dépenses en continu

On met davantage l'accent sur ROI des voyages d'affaires maintenant que jamais auparavant. Les entreprises dépensent beaucoup d'argent pour envoyer leurs employés en voyage d'affaires, et elles veulent voir un retour proportionnel.

Si vous utilisez des technologies de voyage modernes, le calcul de vos dépenses sur une base cohérente devrait être relativement simple. Vous pouvez suivre les dépenses semaine après semaine pour effectuer de petites optimisations, et vous pouvez également consulter les chiffres mensuellement ou trimestriellement pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour l'année.

Encore une fois, si vous n'utilisez pas les technologies de voyages d'affaires, il est plus difficile de créer un flux de travail de gestion des voyages qui réponde aux besoins de toutes les parties prenantes. Il est plus difficile pour les voyageurs de réserver les itinéraires qu'ils souhaitent. Il est plus difficile pour les Travel Managers de faire respecter la politique. Et il est plus difficile pour les cadres de voir le retour sur investissement qu'ils attendent des voyages d'affaires.

Identifiez et mettez en œuvre les bonnes technologies de voyage pour votre entreprise si vous souhaitez un flux de travail de gestion rationalisé.

Obtenir de l'aide pour créer votre flux de travail

Créer le flux de travail idéal pour la gestion des voyages peut s'avérer difficile, si vous essayez de le faire vous-même.

Chez JTB Business Travel, nous aidons les organisations à créer et à mettre en œuvre des flux de travail efficaces. Nous fournissons un soutien à la création de politiques de voyage. Nous faisons des recommandations de technologie de voyage. Et nous aidons les organisations à s'acquitter de leur devoir de diligence. Derrière tout ce que nous faisons se cache une approche de bon sens en matière de voyages d'affaires.

Êtes-vous prêt pour un flux de travail de gestion des voyages qui fonctionne ? Prenez contact pour savoir comment nous pouvons vous aider.