Quels sont les avantages de l'utilisation de cartes virtuelles pour la gestion des dépenses hôtelières ?

Les paiements virtuels sont de plus en plus populaires pour les voyages d'affaires, les cartes virtuelles étant utilisées pour faciliter une meilleure gestion des dépenses d'hôtel, telles que le règlement des factures d'hôtel et d'autres dépenses. Dans un tel scénario, les paiements sont effectués directement à partir de la banque de l'employeur, ce qui élimine le besoin pour les employés de payer d'abord, puis de demander des remboursements plus tard.

Un tel processus rationalise les procédures d'administration financière, réduit la nécessité pour les employés de couvrir les coûts initiaux et fournit aux entreprises un système efficace de gestion des dépenses hôtelières.

Ce blog explorera les bases de l'utilisation de la carte de crédit virtuelle (VCC) pour la gestion des dépenses hôtelières et les nombreux avantages de ce moyen de paiement innovant. Si vous êtes un Travel Manager cherchant à améliorer votre système de gestion des dépenses hôtelières ou un voyageur d'affaires intéressé par l'utilisation de la carte virtuelle, ce poste est pour vous. Continuez à lire pour en savoir plus.

Qu'est-ce qu'une carte virtuelle ?

Les cartes virtuelles fonctionnent exactement comme les cartes bancaires traditionnelles. La principale différence est qu'au lieu d'être rangés dans un portefeuille physique, ils sont stockés dans un portefeuille numérique mobile. Les cartes virtuelles sont cryptées de manière sécurisée, offrant un moyen sûr de payer les achats.

Selon le fournisseur, les cartes peuvent être utilisées en ligne uniquement ou à la fois en ligne et en magasin. Les cartes virtuelles ont un numéro de carte unique, un CVC et une date d'expiration. Certaines cartes sont une copie d'une carte physique réelle, et d'autres cartes virtuelles sont de nature « jetable », ce qui signifie qu'elles ne peuvent être utilisées qu'une seule fois. Une fois son objectif atteint, une carte virtuelle jetable ne peut plus être utilisée.

Quel que soit le type, les cartes virtuelles offrent une couche de sécurité supplémentaire, en particulier pour les transactions en ligne. De nombreux émetteurs de cartes ajoutent également la possibilité de générer des cartes virtuelles pour la commodité de leurs titulaires de carte, un exploit qui devrait devenir encore plus largement disponible à mesure que la technologie se développe.

Quels sont les avantages de l'utilisation des cartes virtuelles pour la gestion des dépenses hôtelières ?

Solution de paiement globale Nium rapports que les cartes virtuelles deviennent de plus en plus populaires dans l'industrie du voyage. 90 % des hôtels, 94 % des agents de voyages et 86 % des compagnies aériennes conviennent que les VCC sont en train de devenir un mode de paiement essentiel. Il est clair que les cartes virtuelles offrent un éventail d'avantages.

Outre la commodité et la sécurité, les cartes virtuelles offrent une multitude d'avantages, notamment :

Meilleur contrôle sur les dépenses

Les cartes virtuelles sont une aubaine pour les Travel Managers qui cherchent à mieux contrôler les dépenses de leurs employés et la gestion des frais d'hôtel. Avec ces instruments de paiement numériques à usage unique, il est possible de fixer des limites de transaction et de s'assurer que les employés n'effectuent aucun achat non autorisé. Les paiements virtuels garantissent également que les voyageurs d'affaires réserveront via les canaux préférés, offrant aux Travel Managers une meilleure visibilité sur les dépenses des employés.

Réduction du risque de fraude

Un énorme 32 milliards de dollars est perdu chaque année en raison d'une fraude à la carte de crédit. Cette statistique souligne le fait que l'utilisation d'une seule carte de crédit d'entreprise pour payer les séjours à l'hôtel permet aux fraudeurs de détourner facilement son compte et de voler de l'argent. Cela ouvre également des possibilités d'abus internes, car les employés peuvent facilement partager leurs cartes d'entreprise avec des collègues. Avec les cartes virtuelles, cependant, tous les paiements sont effectués directement à partir du compte bancaire de l'employeur via un identifiant à usage unique créé explicitement pour chaque transaction.

Meilleure exécution du devoir de diligence

Les Travel Managers savent que le bien-être et la sécurité des voyageurs sont d'une importance primordiale et que cela est impacté par Pratiques du devoir de diligence lors de déplacements professionnels. Grâce aux paiements virtuels, les Travel Managers peuvent s'assurer que leurs employés séjournent dans des hôtels approuvés, réservent avec les compagnies aériennes préférées et bénéficient des meilleures remises. Cela facilite les déplacements des voyageurs d'affaires et permet aux Travel Managers de leur fournir de meilleurs services de devoir de diligence.

Accès aux informations basées sur les données

Les données fournissent aux Travel Managers les informations qu'ils peuvent utiliser pour améliorer leurs programmes de voyages d'affaires. Avec les cartes virtuelles, il est possible de voir où et comment les employés dépensent lorsqu'ils sont sur la route - des données utiles pour mesurer le retour sur investissement (ROI) et identifier les domaines à améliorer.

Facilité d’utilisation

Les cartes virtuelles sont un moyen sûr et facile pour les voyageurs d'affaires et les entreprises de faire des réservations d'hôtel. Les entreprises peuvent prépayer les chambres des employés sans avoir à utiliser de cartes de crédit physiques, et les voyageurs peuvent effectuer leurs voyages d'affaires sans souci.

Les défis de l'utilisation des cartes virtuelles pour la gestion des dépenses hôtelières

La pandémie accélérant l'adoption des paiements numériques sans contact, les VCC ont gagné en popularité dans les secteurs des entreprises et des consommateurs, même après la COVID. Cependant, certains défis subsistent pour les gestionnaires de voyages désireux d'adopter ce mode de paiement :

Préparation de l'hôtel

La préparation des hôtels reste un défi, certains hôtels américains dépendant encore fortement des méthodes héritées comme le fax pour accepter les cartes virtuelles. Dans une interview, Kathy Mouw, vice-présidente des ventes mondiales de Marriott International expliqué que le processus actuel ne laisse au personnel de la réception aucun moyen de déterminer si une carte est une carte virtuelle ou une carte de crédit standard.

Et même avec des télécopieurs utilisés comme solution de contournement pour envoyer des autorisations. Le personnel hôtelier actuel n'est toujours pas formé aux processus spécifiques d'acceptation des cartes virtuelles. Cependant, le secteur de l'hôtellerie adopte lentement mais sûrement de nouvelles technologies, ce qui devrait stimuler davantage l'adoption des cartes virtuelles dans les années à venir.

Barrières techniques et de sécurité

Les cartes virtuelles nécessitent un certain savoir-faire technique pour être utilisées efficacement. Cela comprend la compréhension des protocoles de prévention et de reconnaissance de la fraude, ainsi que la capacité de gérer efficacement plusieurs comptes de carte. De plus, de nombreuses entreprises ont du mal à trouver une plate-forme qui réponde à la fois à leurs besoins de sécurité et financiers.

Comme mentionné, le télécopieur reste un héros improbable pour combler le fossé entre l'acceptation de la carte virtuelle et la préparation de l'hôtel. En tant que tel, davantage d'entreprises devront peut-être se pencher sur une technologie conçue spécifiquement pour les cartes virtuelles afin de faciliter leur adoption.

Comment configurer les paiements virtuels

Comme vous pouvez le constater, les cartes virtuelles présentent de nombreux avantages. Alors, comment procédez-vous pour mettre en place une solution de carte virtuelle pour votre entreprise ? Voici quelques étapes pour vous aider à démarrer :

1. Choisissez un fournisseur de paiement

Vous n'aurez peut-être pas besoin de chercher plus loin que votre banque actuelle pour une solution de carte virtuelle, car de nombreux fournisseurs les proposent de nos jours. Vérifiez les conditions et les fonctionnalités pour déterminer si elles vous conviennent. Certains fournisseurs de cartes virtuelles incluent Sabre et Sage. Comme pour les banques traditionnelles, Citibank, Capital One et Bank of America proposent des cartes de crédit virtuelles à leurs titulaires.

2. Alignez vos plateformes

Une fois que vous avez convenu avec votre fournisseur, vous pouvez intégrer votre nouvelle solution à vos systèmes actuels. L'intégration de votre solution de carte virtuelle dans vos plateformes et systèmes de voyage contribuera également à une meilleure capture des données. Certaines interfaces de programmation d'applications (API) de voyage incluent des API de réservation d'hôtels et de vols comme compétition

3. Formez vos voyageurs

Ensuite, vous devrez former les employés à l'utilisation des cartes virtuelles, notamment en les informant des conditions générales qui s'appliquent lors de l'utilisation de ces instruments de paiement à usage unique. Cela aidera à s'assurer qu'ils réservent auprès de fournisseurs approuvés et qu'ils respectent les politiques de l'entreprise en matière de dépenses. Cela les aidera également à tirer parti des avantages de l'utilisation de cartes virtuelles, tels que des remboursements accélérés et des frais moins élevés.

4. Suivre les progrès et faire des ajustements

Enfin, vous souhaiterez suivre vos progrès avec les paiements virtuels et effectuer les ajustements nécessaires en cours de route. Cela vous aidera à garantir le bon déroulement de votre programme de voyages d'affaires et à offrir les avantages escomptés, tels qu'une meilleure gestion des coûts, une sécurité améliorée et un rapprochement simplifié. Avec le bon suivi en place, vous pouvez également repérer les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs.

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