مزایای استفاده از کارت های مجازی برای مدیریت هزینه های هتل چیست؟

پرداخت‌های مجازی برای سفرهای کاری به طور فزاینده‌ای محبوب می‌شوند، زیرا کارت‌های مجازی برای تسهیل مدیریت بهتر هزینه‌های هتل، مانند تسویه قبوض هتل و سایر هزینه‌ها استفاده می‌شوند. در چنین سناریویی، پرداخت‌ها مستقیماً از بانک کارفرما انجام می‌شود - و نیازی به پرداخت کارمندان برای پرداخت و سپس درخواست بازپرداخت بعداً از بین می‌رود.

چنین فرآیندی رویه‌های اداری مالی را ساده می‌کند، نیاز کارکنان به پوشش هزینه‌های اولیه را کاهش می‌دهد و یک سیستم مدیریت هزینه هتل کارآمد را برای شرکت‌ها فراهم می‌کند.

این وبلاگ به بررسی اصول استفاده از کارت اعتباری مجازی (VCC) می پردازد مدیریت هزینه هتل و مزایای فراوان این روش پرداخت مبتکرانه. اگر یک مدیر سفر هستید که به دنبال بهبود سیستم مدیریت هزینه هتل خود هستید، یا یک مسافر تجاری که علاقه مند به استفاده از کارت مجازی هستید، این پست برای شما مناسب است. برای یادگیری بیشتر خواندن را ادامه دهید.

کارت های مجازی چیست؟

کارت های مجازی درست مانند کارت های بانکی سنتی کار می کنند. تفاوت اصلی این است که به جای اینکه در یک کیف پول فیزیکی قرار بگیرند، در یک کیف پول ذخیره می شوند کیف پول دیجیتال موبایل. کارت‌های مجازی به‌طور ایمن رمزگذاری شده‌اند و راهی امن برای پرداخت هزینه خرید ارائه می‌دهند.

بسته به ارائه دهنده، کارت ها ممکن است فقط به صورت آنلاین یا هم به صورت آنلاین و هم در فروشگاه استفاده شوند. کارت های مجازی دارای شماره کارت، CVC و تاریخ انقضا منحصر به فرد هستند. برخی از کارت‌ها کپی یک کارت فیزیکی واقعی هستند و سایر کارت‌های مجازی ماهیت «یکبار مصرف» دارند، به این معنی که فقط یک بار می‌توان از آنها استفاده کرد. پس از برآورده شدن هدف آن، کارت مجازی یکبار مصرف دیگر قابل استفاده نیست.

صرف نظر از نوع، کارت‌های مجازی لایه‌ای از امنیت را به خصوص برای تراکنش‌های آنلاین فراهم می‌کنند. بسیاری از صادرکنندگان کارت نیز گزینه تولید کارت های مجازی را برای راحتی دارندگان کارت خود اضافه می کنند، شاهکاری که انتظار می رود با توسعه فناوری، حتی بیشتر در دسترس قرار گیرد.

مزایای استفاده از کارت های مجازی برای مدیریت هزینه های هتل چیست؟

راه حل پرداخت جهانی Nium گزارش که کارت های مجازی به طور فزاینده ای در صنعت سفر محبوب می شوند. با توجه به اینکه 90٪ هتل ها، 94٪ از آژانس های مسافرتی و 86٪ از خطوط هوایی موافق هستند که VCC ها در حال تبدیل شدن به یک روش ضروری برای پرداخت هستند. واضح است که کارت های مجازی مجموعه ای از مزایا را ارائه می دهند.

جدا از راحتی و امنیت، کارت‌های مجازی مزایای زیادی دارند، از جمله:

کنترل بیشتر بر مخارج

کارت‌های مجازی موهبتی برای مدیران سفر هستند که به دنبال کنترل بیشتری بر هزینه‌های کارکنان خود و مدیریت هزینه‌های هتل هستند. با استفاده از این ابزارهای پرداخت دیجیتال و یکبار مصرف، می توان محدودیت های تراکنش را تعیین کرد و اطمینان حاصل کرد که کارمندان هیچ خرید غیرمجاز انجام نمی دهند. پرداخت‌های مجازی همچنین تضمین می‌کند که مسافران تجاری از طریق کانال‌های ترجیحی رزرو می‌کنند و به مدیران سفر دید بهتری نسبت به هزینه‌های کارکنان می‌دهند.

کاهش خطر تقلب

32 میلیارد دلار سالانه به دلیل کلاهبرداری از کارت اعتباری گم می شود. این آمار بر این واقعیت تأکید می کند که استفاده از تنها یک کارت اعتباری شرکتی برای پرداخت هزینه اقامت در هتل باعث می شود کلاهبرداران به راحتی حساب شخصی را ربوده و پول را سرقت کنند. این همچنین فرصت هایی را برای سوء استفاده داخلی باز می کند، زیرا کارمندان می توانند به راحتی کارت های شرکت خود را با همکاران به اشتراک بگذارند. با این حال، با کارت‌های مجازی، تمام پرداخت‌ها مستقیماً از حساب بانکی کارفرما از طریق اعتبار یک بار مصرف که به صراحت برای هر تراکنش ایجاد شده است، انجام می‌شود.

وظیفه بهتر ارائه مراقبت

مدیران سفر می دانند که رفاه و ایمنی مسافر از اهمیت بالایی برخوردار است و این تحت تأثیر قرار می گیرد شیوه های وظیفه مراقبت در طول سفرهای کاری با پرداخت های مجازی، مدیران سفر می توانند اطمینان حاصل کنند که کارکنان آنها در هتل های مورد تایید اقامت می کنند، با خطوط هوایی ترجیحی رزرو می کنند و بهترین تخفیف ها را دریافت می کنند. این امر سفر را برای مسافران تجاری آسان‌تر می‌کند و به مدیران سفر اجازه می‌دهد تا خدمات مراقبتی بهتری را به آنها ارائه دهند.

دسترسی به اطلاعات مبتنی بر داده

داده ها اطلاعاتی را در اختیار مدیران سفر قرار می دهد که می توانند از آنها برای بهبود برنامه های سفر تجاری خود استفاده کنند. با کارت‌های مجازی، می‌توانید ببینید که کارمندان در هنگام سفر کجا و چگونه خرج می‌کنند - داده‌هایی که برای اندازه‌گیری ROI (بازده سرمایه‌گذاری) و شناسایی مناطق برای بهبود مفید است.

سهولت استفاده

کارت های مجازی راهی امن و آسان برای مسافران تجاری و شرکت ها برای رزرو هتل هستند. شرکت‌ها می‌توانند بدون نیاز به استفاده از کارت‌های اعتباری فیزیکی، اتاق‌ها را برای کارمندان پیش‌پرداخت کنند و مسافران می‌توانند بدون نگرانی سفرهای کاری خود را انجام دهند.

چالش های استفاده از کارت های مجازی برای مدیریت هزینه های هتل

با سرعت بخشیدن به پذیرش پرداخت های دیجیتال بدون تماس، VCC ها در بخش تجاری و مصرف کننده، حتی پس از کووید، محبوبیت همه گیر را به دست آورده اند. با این حال، برخی از چالش‌ها برای مدیران سفر که مشتاق پذیرش این نوع پرداخت هستند، باقی می‌ماند:

آمادگی هتل

آمادگی هتل همچنان یک چالش است، زیرا برخی از هتل های ایالات متحده هنوز به شدت به روش های قدیمی مانند فکس برای پذیرش کارت های مجازی وابسته هستند. در مصاحبه ای، Kathy Mouw، معاون فروش جهانی Marriott International توضیح داده شده که روند فعلی کارکنان میز پذیرش را راهی برای تعیین اینکه آیا کارت مجازی است یا یک کارت اعتباری استاندارد، باقی نمی گذارد.

و حتی با استفاده از دستگاه های فکس به عنوان راه حلی برای ارسال مجوزها. کارکنان فعلی هتل هنوز در مورد فرآیندهای خاص پذیرش کارت های مجازی آموزش ندیده اند. با این حال، بخش مهمان‌نوازی به آرامی اما مطمئناً فناوری‌های جدیدی را به کار می‌گیرد که انتظار می‌رود در سال‌های آینده پذیرش کارت‌های مجازی را افزایش دهد.

موانع فنی و امنیتی

کارت‌های مجازی برای استفاده مؤثر به سطح معینی از دانش فنی نیاز دارند. این شامل درک درستی از پروتکل‌های پیشگیری و شناسایی کلاهبرداری و همچنین توانایی مدیریت کارآمد حساب‌های کارت متعدد است. علاوه بر این، بسیاری از شرکت‌ها برای یافتن پلتفرمی که نیازهای امنیتی و مالی آن‌ها را برآورده می‌کند، تلاش می‌کنند.

همانطور که گفته شد، دستگاه فکس یک قهرمان بعید در پر کردن شکاف بین پذیرش کارت مجازی و آمادگی هتل باقی مانده است. به این ترتیب، شرکت های بیشتری ممکن است نیاز داشته باشند که به فناوری طراحی شده به طور خاص برای کارت های مجازی برای کمک به پذیرش توجه کنند.

نحوه تنظیم پرداخت های مجازی

همانطور که می بینید، کارت های مجازی مزایای زیادی دارند. بنابراین چگونه می‌توانید یک راه‌حل کارت مجازی برای کسب‌وکار خود راه‌اندازی کنید؟ در اینجا چند مرحله برای شروع شما وجود دارد:

1. ارائه دهنده پرداخت را انتخاب کنید

ممکن است لازم باشد به دنبال راه حل کارت مجازی از بانک فعلی خود نباشید، همانطور که بسیاری از ارائه دهندگان این روزها آنها را ارائه می دهند. شرایط و ویژگی ها را بررسی کنید تا مشخص کنید که آیا آنها برای شما مناسب هستند یا خیر. برخی از ارائه دهندگان کارت مجازی شامل سابر و عاقل. در مورد بانک های سنتی، سیتی بانک، کپیتال وان و بانک آمریکا کارت های اعتباری مجازی را به دارندگان کارت خود ارائه می دهند.

2. پلتفرم های خود را تراز کنید

هنگامی که با ارائه دهنده خود به توافق رسیدید، می توانید راه حل جدید خود را با سیستم های فعلی خود ادغام کنید. ادغام راه حل کارت مجازی خود در سیستم عامل ها و سیستم های سفر نیز به جمع آوری بهتر داده ها کمک می کند. برخی از رابط های برنامه نویسی برنامه های سفر (API) شامل API های رزرو هتل و پرواز هستند هم رای بودن

3. مسافران خود را آموزش دهید

در مرحله بعد، باید کارمندان را در مورد نحوه استفاده از کارت های مجازی آموزش دهید، از جمله اطلاع رسانی به آنها از شرایط و ضوابط اعمال شده در هنگام استفاده از این ابزارهای پرداخت یکبار مصرف. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که آنها با فروشندگان تأیید شده رزرو می کنند و در مورد هزینه ها با خط مشی های شرکت مطابقت دارند. همچنین به آنها کمک می کند تا از مزایای استفاده از کارت های مجازی مانند بازپرداخت سریع و کارمزد کمتر استفاده کنند.

4. پیگیری پیشرفت و انجام تنظیمات

در نهایت، می‌خواهید پیشرفت خود را با پرداخت‌های مجازی دنبال کنید و هر گونه تنظیمات لازم را در طول مسیر انجام دهید. این به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که برنامه سفر کاری شما بدون مشکل اجرا می شود و مزایای مورد نظر خود را از جمله مدیریت هزینه بهتر، امنیت بهبود یافته، و آشتی کارآمد به ارمغان می آورد. با ردیابی مناسب، می‌توانید مشکلات بالقوه را قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ شناسایی کنید.

برای تنظیم راه حل پرداخت مجازی خود به کمک نیاز دارید؟ سفر تجاری JTB خدمات جامعی را برای مشاغلی ارائه می دهد که به دنبال ساده سازی عملیات خود هستند. با شبکه گسترده ای از شرکا و تجربه در این صنعت. ما می‌توانیم به شما کمک کنیم راه‌حل پرداخت مجازی خود را راه‌اندازی کنید و مطمئن شوید که حداکثر سود را برای شرکت شما به ارمغان می‌آورد. برای کسب اطلاعات بیشتر امروز با ما تماس بگیرید!