سفر تجاری 101: سفر تجاری چیست؟ و چرا از یک شرکت مدیریت سفر استفاده کنیم؟

اگر نمی‌دانید چرا باید از یک شرکت مدیریت سفر استفاده کنید، مزایای بسیاری را که شراکت با یک شرکت می‌تواند ارائه دهد، کشف کنید.

هنگامی که به تازگی سفر کاری را شروع کرده اید، ممکن است با اصطلاح «شرکت مدیریت سفر» یا به اختصار TMC مواجه شوید. چرا از یک شرکت مدیریت سفر استفاده کنیم؟ مزایای زیادی وجود دارد که شرکت ها هنگام شراکت با TMC کشف می کنند.

برای کمک به شما در تسریع سفر خود به سفرهای کاری. در اینجا نگاهی به انگیزه های پشت سفر کاری و همچنین مزایای کار با TMC می اندازیم.

سفر تجاری چیست؟

سفر کاری زمانی است که یک کارمند دفتر اصلی خود را ترک می کند تا در جای دیگری کار کند. این می تواند شامل سفرهای کوتاه باشد، مانند ترک خانه خود در لس آنجلس برای بازدید از یک مشتری احتمالی در سن دیگو. و این می تواند شامل سفرهای طولانی باشد، مانند پرواز از شیکاگو به لندن برای ملاقات با دفتر شرکت شما در بریتانیا. 

به گفته آمریکایی ها سالانه بیش از 400 میلیون سفر کاری از راه دور انجام می شود اداره آمار حمل و نقل. این سفرها حدود 16 درصد از کل سفرهای طولانی مدت را تشکیل می دهند. انگیزه شرکت ها برای اعزام کارمندان خود به این سفرها چیست؟

دلایل مختلفی برای سفر تجاری وجود دارد:

• بسته شدن معاملات: بستن معاملات بزرگ و مهم به صورت حضوری معمول است.
• کاوش در بازارهای جدید: شرکت هایی که به دنبال گسترش در بازارهای جدید هستند، از آنها بازدید می کنند تا شرایط موجود را بررسی کنند و تحقیقات انجام دهند.
• جلسات داخلی: در عصر کار از راه دور، شرکت ها ممکن است از کارکنان بخواهند برای جلسات داخلی یا سایر رویدادهای همکاری سفر کنند.
• جستجو: سازمان ها اغلب برای نمایش محصولات و/یا خدمات خود و یافتن مشتریان احتمالی در نمایشگاه ها شرکت می کنند.
• آموزش و پرورش: شرکت‌ها ممکن است از کارمندان بخواهند به کنفرانس‌هایی سفر کنند تا بتوانند در مورد روندها و بهترین شیوه‌ها در حوزه‌های عملکردی خود اطلاعات بیشتری کسب کنند.
• بازدید از مشتریان موجود: مدیران حساب و دیگران ممکن است به طور مرتب از بزرگترین مشتریان خود بازدید کنند. آنها می توانند آنها را بررسی کنند، آنها را برای صرف غذا یا نوشیدنی بیرون ببرند، و به طور کلی برای کسب و کارشان قدردانی کنند.

اینها تنها چند نمونه از دلایلی است که شرکت ها ممکن است از کارمندان خود بخواهند سفر کنند. انگیزه های بی شماری برای کارگران وجود دارد که چندین روز در یک زمان دفاتر اصلی خود را ترک کنند.

چه کسی سفرهای شرکتی را مدیریت می کند؟

افراد واقعی که سفر را مدیریت می کنند به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم می شوند.

در داخل، یک شرکت ممکن است از فردی در بخش منابع انسانی برای کمک به رزرو سفر برای مسافران و مدیریت برنامه سفر استفاده کند. شرکت‌هایی که برنامه‌های سفر فشرده‌تری دارند ممکن است یک مدیر سفر اختصاصی یا شخصی داشته باشند که سفر را برای کارمندان ترتیب می‌دهد.

شرکت ها همچنین با اشخاص ثالث برای مدیریت سفر همکاری می کنند. سازمان ها می توانند سفر خود را به طور کامل به شخص ثالث برون سپاری کنند. اما اغلب این یک رویکرد ترکیبی است که در آن شخصی داخلی (مانند یک مدیر سفر) در کنار یک شخص ثالث (مانند TMC) کار می کند.

چرا از یک شرکت مدیریت سفر استفاده کنیم؟ 

همانطور که سفرهای کاری را برای شرکت خود بررسی می کنید، ممکن است در بسیاری از وظایف و مسئولیت های مرتبط با مدیریت سفر غرق شوید. به همین دلیل است که بسیاری از سازمان ها کار با TMC را انتخاب می کنند.

TMC ها با همه چیز از کسب و کارهای کوچک با نیازهای سفر محدود گرفته تا شرکت های بزرگ با بودجه سفر بسیار کار می کنند.

این شرکت ها به دلیل مزایای بسیاری که یک شرکت مدیریت شخص ثالث می تواند ارائه دهد، کار با TMC ها را انتخاب می کنند، از جمله:

• کارایی بیشتر: یک TMC می تواند به کسب و کار و مسافران آن کمک کند تا همه چیز را سریعتر و کارآمدتر انجام دهند. شما تیمی از متخصصان سفر را در گوشه خود دارید تا کارمندانتان بتوانند روی انجام کار خود تمرکز کنند.
• هزینه های پایین تر: TMC ها اغلب به تخفیف هایی دسترسی دارند که برای هرکسی در دسترس نیست. آنها همچنین می توانند به سازمان ها کمک کنند تا در مورد قراردادهای مطلوب با فروشندگان مذاکره کنند.
• ریسک مدیریت شده: مدیریت ریسک این است که چگونه شرکت ها به مسئولیت مراقبتی خود برای حفظ سلامت و ایمن نگه داشتن کارکنان در زمانی که دور از دفتر هستند عمل می کنند. بسیاری از TMC ها خدمات مدیریت ریسک را ارائه می دهند که به شرکت ها کمک می کند این مسئولیت را انجام دهند.
• سیاست های جامع: ایجاد یک سیاست جامع سفر از ابتدا دشوار است. TMC ها می توانند به سازمان شما کمک کنند تا یک خط مشی مسافرتی ایجاد کند که هم نیازهای شرکت و هم نیازهای مسافران را برآورده کند.
• پیاده سازی فناوری: فناوری های مناسب می توانند به شما کمک کنند تا سرمایه گذاری خود را در سفرهای کاری به حداکثر برسانید. TMC می تواند به شما در شناسایی و پیاده سازی فناوری های مناسب برای سازمانتان کمک کند.
• گزارش سفارشی: بهینه سازی هزینه سفر تنها زمانی امکان پذیر است که به داده های سفر خود دسترسی داشته باشید. TMC ها می توانند به شما در جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های سفر کمک کنند تا بتوانید برنامه خود را بهینه کنید.
• کمک در مورد اختلالات سفر: در طول سفر کاری اتفاقاتی می افتد. برای مثال، یک رویداد آب و هوایی ممکن است یک فرودگاه را ببندد، یا مشکلات مکانیکی ممکن است پرواز را به تاخیر بیندازد. TMC ها می توانند در هنگام بروز این اختلالات وارد عمل شوند و کمک کنند.

همانطور که در بخش قبل ذکر شد، TMC ها اغلب با یک مدیر سفر یا یک فرد دیگر در شرکت های مشتریان خود کار می کنند تا بیشترین بهره را از سفر تجاری ببرند. به عنوان مثال، یک TMC ممکن است سیستمی برای گزارش دهی سفارشی ایجاد کند. سپس یک مدیر سفر هنگام تصمیم گیری مهم مرتبط با سفر، داده ها را به مدیران اجرایی ارائه می دهد. یا یک مدیر سفر ممکن است با طرف های داخلی برای ایجاد یک خط مشی سفر همکاری کند. سپس یک TMC خط‌مشی را بررسی می‌کند و توصیه‌هایی برای بهبود آن ارائه می‌کند.

به دنبال بهترین TMC هستید؟

اگر به دنبال TMC هستید، دو ساختار پرداخت متفاوت خواهید یافت. برخی از TMC ها برای رزرو و سایر فعالیت ها هزینه دریافت می کنند، که می تواند به سرعت اضافه شود و برنامه سفر شما را گران تر کند. برخی دیگر قراردادهای فراگیر را با هزینه ثابت ایجاد می کنند تا بتوانند بدون نگرانی در مورد هزینه های گران به عنوان یک منبع واقعی برای مشتریان خود خدمت کنند.

در سفر تجاری JTB، ما رویکرد دوم ایجاد قراردادهای فراگیر را اتخاذ می کنیم که به ما امکان می دهد به عنوان یک منبع واقعی برای مشتریان خود خدمت کنیم. ما به شرکت‌ها کمک می‌کنیم تا هزینه‌های خود را برای سفرهای کاری به حداکثر برسانند، در حالی که همچنین اطمینان می‌دهیم مسافران از مفیدترین و راحت‌ترین سفرهای ممکن لذت ببرند. پشت هر کاری که ما انجام می دهیم یک رویکرد عقلانی برای سفر کاری است.

امروز با ما تماس بگیرید برای کشف آنچه که ما می توانیم به عنوان TMC شما انجام دهیم.