Business Travel 101: ¿Qué es Business Travel? ¿Y por qué utilizar una empresa de gestión de viajes?

Si se pregunta por qué utilizar una empresa de gestión de viajes, descubra los muchos beneficios que puede ofrecer asociarse con una.

Cuando acaba de empezar con los viajes de negocios, es posible que encuentre el término "empresa de gestión de viajes" o TMC para abreviar. ¿Por qué utilizar una empresa de gestión de viajes? Hay muchos beneficios que las empresas descubren cuando se asocian con una TMC.

Para ayudarlo a acelerar su viaje hacia los viajes de negocios. He aquí un vistazo a las motivaciones detrás de los viajes de negocios, así como a los beneficios de trabajar con una TMC.

¿Qué son los viajes de negocios?

Los viajes de negocios son cuando un empleado deja su oficina principal para trabajar en otro lugar. Esto puede incluir viajes cortos, como salir de su casa en Los Ángeles para visitar a un posible cliente en San Diego. Y esto puede incluir viajes largos, como volar de Chicago a Londres para reuniones con la oficina de su empresa en el Reino Unido. 

Los estadounidenses realizan más de 400 millones de viajes de negocios de larga distancia cada año, según la Oficina de Estadísticas de Transporte. Esos viajes representan alrededor del 16% de todos los viajes de larga distancia. ¿Qué motiva a las empresas a enviar a sus empleados en estos viajes?

Hay una serie de razones para viajar por negocios:

• Acuerdos de cierre: Es común cerrar tratos grandes e importantes en persona.
• Explorando nuevos mercados: Las empresas que buscan expandirse a nuevos mercados los visitarán para explorar las condiciones sobre el terreno y realizar investigaciones.
• Reuniones Internas: En una era de trabajo remoto, las empresas pueden pedir a los empleados que viajen para reuniones internas u otros eventos de colaboración.
• Prospección: Las organizaciones a menudo asisten a exposiciones para mostrar sus productos y/o servicios y encontrar clientes potenciales.
• Educación: Las empresas pueden solicitar a los empleados que viajen a conferencias donde puedan aprender más sobre las tendencias y las mejores prácticas en sus áreas funcionales.
• Visitando Clientes Existentes: Los gerentes de cuentas y otros pueden visitar regularmente a sus clientes más importantes. Pueden visitarlos, invitarlos a comer o beber y, en general, mostrar gratitud por su negocio.

Estos son solo algunos ejemplos de las razones por las que las empresas pueden pedir a los empleados que viajen. Existen innumerables motivaciones para que los trabajadores abandonen sus oficinas principales durante varios días seguidos.

¿Quién gestiona los viajes corporativos?

Las personas reales que gestionan los viajes se dividen en dos categorías: internas y externas.

Internamente, una empresa puede usar a alguien en el departamento de recursos humanos para ayudar a reservar viajes para los viajeros y administrar el programa de viajes. Las empresas con cronogramas de viajes más intensivos pueden tener un administrador de viajes dedicado o alguien que organice los viajes de los empleados.

Las empresas también trabajan con terceros para gestionar los viajes. Las organizaciones pueden subcontratar completamente sus viajes a un tercero. Pero suele ser un enfoque híbrido en el que alguien interno (como un administrador de viajes) trabaja en conjunto con un tercero (como un TMC).

¿Por qué utilizar una empresa de gestión de viajes? 

Mientras explora los viajes de negocios para su empresa, es posible que se sienta abrumado por las numerosas tareas y responsabilidades asociadas con la gestión de viajes. Es por eso que tantas organizaciones eligen trabajar con un TMC.

Las TMC funcionan con todo, desde pequeñas empresas con necesidades de viaje limitadas hasta grandes empresas con enormes presupuestos de viaje.

Estas empresas eligen trabajar con TMC debido a los muchos beneficios que puede ofrecer una empresa de administración de terceros, que incluyen:

• Mayor eficiencia: Una TMC puede ayudar a la empresa y sus viajeros a hacer todo de manera más rápida y eficiente. Tiene un equipo de expertos en viajes a su lado para que sus empleados puedan concentrarse en hacer su trabajo.
• Costos mas bajos: Las TMC a menudo tienen acceso a descuentos que no están disponibles para cualquiera. También pueden ayudar a las organizaciones a negociar contratos favorables con los proveedores.
• Riesgo gestionado: La gestión de riesgos es la forma en que las empresas cumplen con su deber de cuidado para mantener a los empleados sanos y seguros mientras están fuera de la oficina. Muchas TMC ofrecen servicios de gestión de riesgos que ayudan a las empresas a cumplir con esa responsabilidad.
• Políticas integrales: Es difícil crear una política de viajes integral desde cero. Las TMC pueden ayudar a su organización a desarrollar una política de viajes que satisfaga tanto las necesidades de la empresa como las necesidades de sus Viajeros.
• Implementación de tecnología: Las tecnologías adecuadas pueden ayudarlo a maximizar su inversión en viajes de negocios. Una TMC puede ayudarlo a identificar e implementar las tecnologías adecuadas para su organización.
• Informes personalizados: La optimización de los gastos de viaje solo es posible cuando tiene acceso a sus datos de viaje. Los TMC pueden ayudarlo a acumular y analizar sus datos de viaje para que pueda optimizar su programa.
• Asistencia con interrupciones de viaje: Las cosas suceden durante los viajes de negocios. Un evento meteorológico puede cerrar un aeropuerto, por ejemplo, o problemas mecánicos pueden retrasar un vuelo. Los TMC pueden intervenir y ayudar cuando ocurren esas interrupciones.

Como se señaló en la sección anterior, los TMC a menudo trabajan con un administrador de viajes u otra persona de contacto en las empresas de sus clientes para aprovechar al máximo los viajes de negocios. Por ejemplo, una TMC puede desarrollar un sistema para informes personalizados. Luego, un administrador de viajes presentará datos a los ejecutivos cuando tomen una decisión importante relacionada con los viajes. O un administrador de viajes puede trabajar con partes internas para crear una política de viajes. Luego, un TMC revisará la política y hará recomendaciones sobre cómo mejorarla.

¿Buscando el mejor TMC?

Si está buscando una TMC, encontrará dos estructuras de pago diferentes. Algunas TMC cobrarán tarifas por la reserva y otras actividades, que pueden acumularse rápidamente y hacer que su programa de viaje sea más costoso. Otros crean contratos inclusivos a un costo fijo para que puedan servir como un verdadero recurso para sus clientes sin preocuparse por costosas tarifas.

En JTB Business Travel, adoptamos el último enfoque de crear contratos inclusivos que nos permitan servir como un verdadero recurso para nuestros clientes. Ayudamos a las empresas a maximizar sus gastos en viajes de negocios, al mismo tiempo que garantizamos que los viajeros disfruten de los viajes más productivos y cómodos posibles. Detrás de todo lo que hacemos hay un enfoque de sentido común para los viajes de negocios.

Contáctenos Hoy para descubrir lo que podemos hacer como su TMC.