¿Cuáles son los beneficios de usar tarjetas virtuales para la gestión de gastos hoteleros?

Los pagos virtuales se están volviendo cada vez más populares para los viajes de negocios, y las tarjetas virtuales se utilizan para facilitar una mejor gestión de los gastos del hotel, como pagar las facturas del hotel y otros gastos. En tal escenario, los pagos se realizan directamente desde el banco del empleador, lo que elimina la necesidad de que los empleados paguen primero y luego soliciten reembolsos.

Dicho proceso agiliza los procedimientos de administración financiera, reduce la necesidad de que los empleados cubran los costos iniciales y brinda a las empresas un sistema eficiente de administración de gastos de hotel.

Este blog explorará los conceptos básicos del uso de la tarjeta de crédito virtual (VCC) para gestión de gastos de hotel y los múltiples beneficios de este innovador método de pago. Si es un gerente de viajes que busca mejorar su sistema de administración de gastos de hotel, o un viajero de negocios interesado en el uso de tarjetas virtuales, esta publicación es para usted. Sigue leyendo para aprender mas.

¿Qué son las Tarjetas Virtuales?

Las tarjetas virtuales funcionan igual que las tarjetas bancarias tradicionales. La diferencia clave es que, en lugar de guardarse en una billetera física, se almacenan en un billetera digital móvil. Las tarjetas virtuales están cifradas de forma segura, lo que ofrece una forma segura de pagar las compras.

Según el proveedor, las tarjetas se pueden usar solo en línea o tanto en línea como en la tienda. Las tarjetas virtuales tienen un número de tarjeta único, CVC y fecha de caducidad. Algunas tarjetas son una copia de una tarjeta física real, y otras tarjetas virtuales son de naturaleza "desechable", lo que significa que solo se pueden usar una vez. Una vez que se ha cumplido su propósito, una tarjeta virtual desechable no se puede volver a utilizar.

Independientemente del tipo, las tarjetas virtuales brindan una capa adicional de seguridad, especialmente para las transacciones en línea. Muchos emisores de tarjetas también están agregando la opción de generar tarjetas virtuales para la comodidad de sus titulares, una hazaña que se espera que esté aún más disponible a medida que se desarrolle la tecnología.

¿Cuáles son los beneficios de usar tarjetas virtuales para la gestión de gastos hoteleros?

Solución de pagos globales Nium informes que las tarjetas virtuales son cada vez más populares en la industria de viajes. El 90 % de los hoteles, el 94 % de las agencias de viajes y el 86 % de las aerolíneas están de acuerdo en que las VCC se están convirtiendo en un modo de pago esencial. Está claro que las tarjetas virtuales ofrecen una variedad de beneficios.

Además de la comodidad y la seguridad, las tarjetas virtuales ofrecen una gran cantidad de beneficios, que incluyen:

Mayor control sobre el gasto

Las tarjetas virtuales son una bendición para los gerentes de viajes que buscan tener un mayor control sobre los gastos de sus empleados y la administración de gastos de hotel. Con estos instrumentos de pago digitales de un solo uso, es posible establecer límites de transacciones y garantizar que los empleados no realicen compras no autorizadas. Los pagos virtuales también garantizan que los viajeros de negocios reserven a través de los canales preferidos, lo que brinda a los gerentes de viajes una mejor visibilidad de los gastos de los empleados.

Riesgo reducido de fraude

La friolera de $ 32 mil millones se pierde anualmente debido al fraude con tarjetas de crédito. Esta estadística subraya el hecho de que el uso de una sola tarjeta de crédito corporativa para pagar las estadías en hoteles facilita que los estafadores se apropien de la cuenta y roben dinero. Esto también abre oportunidades para el mal uso interno, ya que los empleados pueden compartir fácilmente sus tarjetas corporativas con sus colegas. Sin embargo, con las tarjetas virtuales, todos los pagos se realizan directamente desde la cuenta bancaria del empleador a través de una credencial de un solo uso creada explícitamente para cada transacción.

Mejor cumplimiento del deber de cuidado

Los gestores de viajes saben que el bienestar y la seguridad del viajero son de suma importancia y que esto se ve afectado por Prácticas del deber de cuidado durante los viajes de negocios. Con los pagos virtuales, los Travel Managers pueden asegurarse de que sus empleados se alojen en hoteles aprobados, reserven con aerolíneas preferidas y reciban los mejores descuentos. Esto hace que viajar sea más fácil para los viajeros de negocios y permite que los gestores de viajes les brinden mejores servicios de Duty of Care.

Acceso a información basada en datos

Los datos proporcionan a los gestores de viajes la información que pueden utilizar para mejorar sus programas de viajes de negocios. Con las tarjetas virtuales, es posible ver dónde y cómo gastan los empleados mientras están de viaje, datos que son útiles para medir el ROI (retorno de la inversión) e identificar áreas de mejora.

Facilidad de uso

Las tarjetas virtuales son una forma segura y fácil para que los viajeros de negocios y las empresas hagan reservas de hotel. Las empresas pueden prepagar las habitaciones de los empleados sin necesidad de utilizar tarjetas de crédito físicas, y los viajeros pueden realizar sus viajes de negocios sin preocupaciones.

Los desafíos de usar tarjetas virtuales para la gestión de gastos hoteleros

Con la pandemia acelerando la adopción de pagos digitales sin contacto, las VCC han ganado popularidad tanto en el sector comercial como en el de consumo, incluso después de COVID. Sin embargo, quedan algunos desafíos para los administradores de viajes que están ansiosos por adoptar esta forma de pago:

Preparación hotelera

La preparación del hotel sigue siendo un desafío, ya que algunos hoteles de EE. UU. aún dependen en gran medida de métodos heredados como el fax para aceptar tarjetas virtuales. En una entrevista, la vicepresidenta de ventas globales de Marriott International, Kathy Mouw explicado que el proceso actual deja al personal de recepción sin forma de determinar si una tarjeta es virtual o una tarjeta de crédito estándar.

E incluso con el uso de máquinas de fax como solución alternativa para enviar autorizaciones. El personal actual del hotel aún no está capacitado en los procesos específicos de aceptación de tarjetas virtuales. Sin embargo, el sector de la hostelería está adoptando nuevas tecnologías de forma lenta pero segura, lo que se espera que impulse aún más la adopción de tarjetas virtuales en los próximos años.

Barreras Técnicas y de Seguridad

Las tarjetas virtuales requieren un cierto nivel de conocimientos técnicos para poder utilizarlas con eficacia. Esto incluye tener una comprensión de los protocolos de prevención y reconocimiento de fraude, así como la capacidad de administrar múltiples cuentas de tarjetas de manera eficiente. Además, muchas empresas luchan por encontrar una plataforma que satisfaga sus necesidades financieras y de seguridad.

Como se mencionó, la máquina de fax sigue siendo un héroe improbable para cerrar la brecha entre la aceptación de la tarjeta virtual y la preparación del hotel. Como tal, es posible que más empresas deban buscar tecnología diseñada específicamente para tarjetas virtuales para ayudar con la adopción.

Cómo configurar pagos virtuales

Como puede ver, las tarjetas virtuales vienen con muchos beneficios. Entonces, ¿cómo hace para configurar una solución de tarjeta virtual para su empresa? Estos son algunos pasos para empezar:

1. Elija un proveedor de pago

Es posible que no necesite buscar más allá de su banco actual para obtener una solución de tarjeta virtual, ya que muchos proveedores las ofrecen en estos días. Verifique los términos y características para determinar si son adecuados para usted. Algunos proveedores de tarjetas virtuales incluyen Sable y Wise. En cuanto a los bancos tradicionales, Citibank, Capital One y Bank of America ofrecen tarjetas de crédito virtuales a sus titulares.

2. Alinee sus plataformas

Una vez que haya llegado a un acuerdo con su proveedor, puede integrar su nueva solución con sus sistemas actuales. La integración de su solución de tarjeta virtual en sus plataformas y sistemas de viaje también ayudará con una mejor captura de datos. Algunas interfaces de programación de aplicaciones (API) de viajes incluyen API de reserva de hoteles y vuelos como Concurrir

3. Capacite a sus viajeros

A continuación, deberá capacitar a los empleados sobre cómo usar tarjetas virtuales, incluso informarles sobre los términos y condiciones que se aplican al usar estos instrumentos de pago de un solo uso. Esto ayudará a garantizar que reserven con proveedores aprobados y cumplan con las políticas de la empresa en lo que respecta a los gastos. También los ayudará a utilizar los beneficios de usar tarjetas virtuales, como reembolsos acelerados y tarifas más bajas.

4. Seguir el progreso y hacer ajustes

Finalmente, querrá realizar un seguimiento de su progreso con pagos virtuales y hacer los ajustes necesarios en el camino. Esto ayudará a garantizar que su programa de viajes de negocios funcione sin problemas y brinde los beneficios previstos, como una mejor administración de costos, mayor seguridad y reconciliación optimizada. Con el seguimiento adecuado, también puede detectar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas mayores.

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