Cree un flujo de trabajo de gestión de viajes que funcione

Siga este proceso de flujo de trabajo de gestión de viajes para maximizar el retorno de su inversión en viajes de negocios.

Los viajes de negocios existen para generar resultados para la organización: más clientes, más ventas, un mayor nivel de colaboración, etc. Pero demasiadas empresas se atascan en un flujo de trabajo de gestión de viajes que no es eficiente y no respalda los objetivos de los viajes de negocios.

Para aprovechar al máximo su programa de viajes, debe crear un flujo de trabajo de gestión de viajes que realmente funcione. ¿Cómo haces eso? Aquí hay 5 pasos que debe seguir para asegurarse de que su organización maximice los beneficios de los viajes de negocios.

1. Defina sus principales prioridades

¿Cuáles son sus principales prioridades? Antes de responder a esa pregunta, tenga en cuenta que el proceso de viaje incluye varias partes interesadas con diferentes prioridades.

Por ejemplo, los ejecutivos quieren que los viajes de negocios generen un fuerte retorno de la inversión, mientras que los viajeros quieren arreglos cómodos que les permitan ser lo más productivos posible. Como administrador de viajes, una de sus principales prioridades probablemente sea el cumplimiento de la política de viajes.

Estas diversas prioridades deberían impulsar la creación de un flujo de trabajo de gestión de viajes. No podrá satisfacer todas las prioridades de las partes interesadas todo el tiempo. Pero un flujo de trabajo de gestión de viajes efectivo permite que todos los involucrados en el proceso de viajes de negocios sientan que se están considerando sus necesidades.

2. Permitir la reserva de autoservicio controlado

Si no permite la reserva de autoservicio, está muy atrasado. Los beneficios de la reserva de autoservicio son abundantes.

En primer lugar, los gestores de viajes o los agentes externos no tienen por qué involucrarse en el proceso. Esto es especialmente importante para los viajes nacionales bastante sencillos que los viajeros pueden manejar fácilmente por su cuenta. El autoservicio también permite a los viajeros elegir sus proveedores preferidos y tiempos de viaje, etc.

¿Qué pasa con el cumplimiento de la política de viajes? No se preocupe: la mayoría de las plataformas de reserva de viajes de negocios permiten a los administradores configurar ajustes que evitan que los viajeros reserven fuera de la política. No desea crear una política de viaje onerosa que dificulte encontrar un vuelo o una estadía en un hotel que cumpla con los requisitos. Pero también quiere evitar que los viajeros gasten el doble de lo que necesitan solo para poder volar en la aerolínea de su elección o quedarse en su cadena hotelera preferida.

3. Facilite la navegación por políticas y aprobaciones

Como se mencionó anteriormente, su política de viaje debe vivir dentro de su herramienta de reserva. Los viajeros que reserven sus propios viajes no deberían tener que consultar constantemente la política de viajes.

Pero, ¿y las aprobaciones? Su organización debe contar con un proceso simplificado de aprobación de viajes que permita que la reserva avance rápidamente.

Identifique quién puede viajar y por qué razones (lo que puede requerir que su equipo definir lo que significa un viaje esencial dentro de su organización). Además, determine cuándo los viajes necesitan una aprobación previa a la reserva. Es posible que desee aprobar previamente todos los viajes o solo los viajes de cierta duración o precio. Y, finalmente, elija la persona de contacto para las aprobaciones. ¿Deberían ser los gerentes de departamento quienes aprueben los viajes? ¿O tal vez los administradores de viajes? En organizaciones más pequeñas, incluso podría ser un COO.

Independientemente de cuál sea su política y de quién apruebe los viajes, haga que sea fácil para sus viajeros navegar por el proceso.

4. Proporcione soporte directo y accesible

Asegúrese de que sus viajeros tengan acceso a la asistencia que necesitan antes, durante y después de sus viajes de negocios. Cuando trabaja con una empresa de gestión de viajes (TMC), debe proporcionar cierto nivel de apoyo a sus Viajeros según sea necesario.

El apoyo directo y accesible es aún más importante en la era moderna. La industria de los viajes de negocios habla cada vez más de la responsabilidad del deber de diligencia que las organizaciones tienen hacia sus Viajeros. Cumplir con esa responsabilidad del deber de cuidado requiere que las organizaciones estén en contacto con sus viajeros, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.

La mejor manera de estar al tanto de los viajeros es ofrecer soporte a través de herramientas de reserva en línea y dispositivos móviles. Por ejemplo, proporcionamos Mercado JTB para dar a los viajeros más autonomía, ayudarlos a reservar dentro del cumplimiento y proporcionar los servicios que necesitan. Cuando puede poner el acceso a la asistencia en los bolsillos de sus empleados, les brinda fácil acceso a la asistencia, y está en mejores condiciones para cumplir con su responsabilidad de deber de cuidado.

5. Optimice el gasto continuamente

Hay un mayor énfasis en ROI de viajes de negocios ahora que nunca antes. Las empresas están gastando una cantidad significativa de dólares para enviar a sus empleados a viajes de trabajo y quieren ver un rendimiento proporcional.

Si está utilizando tecnologías de viaje modernas, calcular sus gastos de manera consistente debería ser relativamente sencillo. Puede realizar un seguimiento de los gastos semana tras semana para realizar pequeñas optimizaciones, y también puede ver los números mensual o trimestralmente para asegurarse de que va por buen camino para el año.

Una vez más, si no utiliza tecnologías de viajes de negocios, es más difícil crear un flujo de trabajo de gestión de viajes que aborde las necesidades de todas las partes interesadas. Es más difícil para los viajeros reservar los itinerarios que desean. Es más difícil para los administradores de viajes hacer cumplir las políticas. Y es más difícil para los Ejecutivos ver el ROI que quieren de los viajes de negocios.

Identifique e implemente las tecnologías de viajes adecuadas para su negocio si desea un flujo de trabajo de gestión optimizado.

Obtenga soporte para crear su flujo de trabajo

Crear el flujo de trabajo de gestión de viajes ideal puede ser difícil, si intenta hacerlo por su cuenta.

En JTB Business Travel, ayudamos a las organizaciones a crear e implementar flujos de trabajo efectivos. Brindamos apoyo en la creación de políticas de viaje. Hacemos recomendaciones de tecnología de viaje. Y ayudamos a las organizaciones a cumplir con su deber de responsabilidad. Detrás de todo lo que hacemos hay un enfoque de sentido común para los viajes de negocios.

¿Está listo para un flujo de trabajo de gestión de viajes que funcione? Contáctame para saber cómo podemos ayudar.