একটি ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহ তৈরি করুন যা কাজ করে

ব্যবসায়িক ভ্রমণে আপনার বিনিয়োগের সর্বোচ্চ রিটার্ন পেতে এই ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।

ব্যবসায়িক ভ্রমণ প্রতিষ্ঠানের জন্য ফলাফল প্রদানের জন্য বিদ্যমান: আরও ক্লায়েন্ট, আরও বিক্রয়, একটি উচ্চ স্তরের সহযোগিতা, ইত্যাদি। কিন্তু অনেক কোম্পানি এমন একটি ভ্রমণ পরিচালনার কর্মপ্রবাহে আটকে যায় যা দক্ষ নয় এবং ব্যবসায়িক ভ্রমণের উদ্দেশ্য সমর্থন করে না।

আপনার ভ্রমণ প্রোগ্রামের সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করতে, আপনাকে একটি ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহ তৈরি করতে হবে যা আসলে কাজ করে। তুমি এটা কিভাবে করলে? আপনার সংস্থা ব্যবসায়িক ভ্রমণের সুবিধাগুলিকে সর্বাধিক করে তোলে তা নিশ্চিত করতে এখানে 5টি পদক্ষেপ নেওয়া উচিত।

1. আপনার শীর্ষ অগ্রাধিকার সংজ্ঞায়িত করুন

আপনার শীর্ষ অগ্রাধিকার কি? আপনি সেই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার আগে, মনে রাখবেন যে ভ্রমণ প্রক্রিয়ায় বিভিন্ন অগ্রাধিকার সহ বিভিন্ন স্টেকহোল্ডার অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

উদাহরণস্বরূপ, এক্সিকিউটিভরা বিনিয়োগের উপর একটি শক্তিশালী রিটার্ন প্রদানের জন্য ব্যবসায়িক ট্রিপ চান, যখন ভ্রমণকারীরা আরামদায়ক ব্যবস্থা চান যা তাদের যতটা সম্ভব উত্পাদনশীল হতে দেয়। ট্রাভেল ম্যানেজার হিসাবে, আপনার শীর্ষ অগ্রাধিকারগুলির মধ্যে একটি সম্ভবত ভ্রমণ নীতি সম্মতি।

এই বিভিন্ন অগ্রাধিকারের একটি ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহ তৈরি করা উচিত। আপনি সব সময় সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের অগ্রাধিকারগুলি পূরণ করতে সক্ষম হবেন না৷ কিন্তু একটি কার্যকর ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহ ব্যবসায়িক ভ্রমণ প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত প্রত্যেককে অনুভব করতে দেয় যেন তাদের চাহিদা বিবেচনা করা হচ্ছে।

2. নিয়ন্ত্রিত স্ব-পরিষেবা বুকিংয়ের অনুমতি দিন

আপনি স্ব-পরিষেবা বুকিংয়ের অনুমতি না দিলে, আপনি সময়ের চেয়ে অনেক পিছিয়ে আছেন। স্ব-পরিষেবা বুকিংয়ের সুবিধাগুলি প্রচুর।

প্রথম এবং সর্বাগ্রে, ট্রাভেল ম্যানেজার বা তৃতীয় পক্ষের এজেন্টদের এই প্রক্রিয়ায় জড়িত হতে হবে না। এটি বিশেষ করে সহজ সরল গার্হস্থ্য ভ্রমণের জন্য গুরুত্বপূর্ণ যা ভ্রমণকারীরা সহজেই তাদের নিজেরাই পরিচালনা করতে পারে। স্ব-পরিষেবা ভ্রমণকারীদের তাদের পছন্দের বিক্রেতা এবং ভ্রমণের সময় ইত্যাদি চয়ন করতে দেয়।

ভ্রমণ নীতি সম্মতি সম্পর্কে কি? চিন্তার কিছু নেই: বেশিরভাগ ব্যবসায়িক ভ্রমণ বুকিং প্ল্যাটফর্ম প্রশাসকদের সেটিংস কনফিগার করার অনুমতি দেয় যা ভ্রমণকারীদের নীতির বাইরে বুকিং করতে বাধা দেয়। আপনি একটি কঠিন ভ্রমণ নীতি তৈরি করতে চান না যা একটি অনুগত ফ্লাইট বা হোটেলে থাকার জন্য এটি কঠিন করে তোলে। কিন্তু আপনি ভ্রমণকারীদের তাদের প্রয়োজনের চেয়ে দ্বিগুণ ব্যয় করা থেকে বিরত রাখতে চান যাতে তারা তাদের পছন্দের এয়ারলাইনে উড়তে পারে বা তাদের পছন্দের হোটেল চেইনের সাথে থাকতে পারে।

3. নেভিগেটিং নীতি এবং অনুমোদন সহজ করুন

উপরে উল্লিখিত হিসাবে, আপনার ভ্রমণ নীতি আপনার বুকিং টুলের ভিতরে থাকা উচিত। ভ্রমণকারীরা তাদের নিজস্ব ট্রিপ বুকিং করে তাদের ক্রমাগত ভ্রমণ নীতিতে ফিরে যেতে হবে না।

কিন্তু অনুমোদন সম্পর্কে কি? আপনার সংস্থার একটি সুগমিত ট্রিপ অনুমোদন প্রক্রিয়া থাকা উচিত যা বুকিংকে দ্রুত এগিয়ে যেতে দেয়।

কারা ভ্রমণ করতে সক্ষম এবং কী কারণে (যার জন্য আপনার দলের প্রয়োজন হতে পারে) সনাক্ত করুন অপরিহার্য ভ্রমণ মানে কি সংজ্ঞায়িত করুন আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে)। এছাড়াও, কখন ট্রিপে প্রি-বুকিং অনুমোদন প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন। আপনি সব ট্রিপ বা শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট দৈর্ঘ্য বা মূল্যের ট্রিপ আগে থেকে অনুমোদন করতে চাইতে পারেন। এবং, অবশেষে, অনুমোদনের জন্য পয়েন্ট ব্যক্তি নির্বাচন করুন। এটা কি ডিপার্টমেন্ট ম্যানেজারদের হতে হবে যারা ভ্রমণ অনুমোদন করে? অথবা হয়তো ট্রাভেল ম্যানেজার? ছোট প্রতিষ্ঠানে, এটি একটি সিওও হতে পারে।

আপনার নীতি যাই হোক না কেন, এবং যারাই ভ্রমণের অনুমোদন দিচ্ছেন না কেন, আপনার ভ্রমণকারীদের জন্য প্রক্রিয়াটি নেভিগেট করা সহজ করুন।

4. সরাসরি, অ্যাক্সেসযোগ্য সহায়তা প্রদান করুন

নিশ্চিত করুন যে আপনার ভ্রমণকারীরা তাদের ব্যবসায়িক ভ্রমণের আগে, সময় এবং পরে তাদের প্রয়োজনীয় সহায়তার অ্যাক্সেস পাচ্ছেন। আপনি যখন একটি ট্র্যাভেল ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি (TMC) এর সাথে কাজ করেন, তখন এটি আপনার ভ্রমণকারীদের প্রয়োজন অনুযায়ী কিছু স্তরের সহায়তা প্রদান করে।

আধুনিক যুগে সরাসরি এবং অ্যাক্সেসযোগ্য সমর্থন আরও বেশি গুরুত্বপূর্ণ। ব্যবসা ভ্রমণ শিল্প সম্পর্কে আরো এবং আরো কথা বলা হয় দায়িত্ব-পরিচর্যা দায়িত্ব যে সংস্থাগুলি তাদের ভ্রমণকারীদের দিকে রয়েছে। সেই দায়িত্ব-পরিচর্যার দায়িত্ব পালনের জন্য সংস্থাগুলিকে তাদের ভ্রমণকারীদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে, তারা বিশ্বের যেখানেই থাকুক না কেন।

ভ্রমণকারীদের উপর ট্যাব রাখার সর্বোত্তম উপায় হল অনলাইন বুকিং সরঞ্জাম এবং মোবাইল ডিভাইসের মাধ্যমে সহায়তা উপলব্ধ করা। উদাহরণস্বরূপ, আমরা প্রদান করি জেটিবি মার্কেটপ্লেস ভ্রমণকারীদের আরও স্বায়ত্তশাসন দিতে, তাদের সম্মতির মধ্যে বুক করতে সাহায্য করতে এবং তাদের প্রয়োজনীয় পরিষেবা সরবরাহ করতে। আপনি যখন আপনার কর্মীদের পকেটে সহায়তার অ্যাক্সেস রাখতে পারেন, তখন আপনি তাদের সহায়তার জন্য সহজ অ্যাক্সেস দেন — এবং আপনি আপনার দায়িত্ব-অব-যত্ন দায়িত্ব পালন করতে আরও ভালভাবে সক্ষম হন।

5. ক্রমাগত ব্যয় অপ্টিমাইজ করুন

উপর একটি বৃহত্তর জোর আছে ব্যবসায়িক ভ্রমণ ROI আগের চেয়ে এখন ব্যবসায়গুলি তাদের কর্মীদের কাজের ভ্রমণে পাঠাতে উল্লেখযোগ্য ডলার ব্যয় করছে এবং তারা একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ রিটার্ন দেখতে চায়।

আপনি যদি আধুনিক ভ্রমণ প্রযুক্তি ব্যবহার করেন, তাহলে সামঞ্জস্যপূর্ণ ভিত্তিতে আপনার ব্যয় গণনা করা তুলনামূলকভাবে সহজবোধ্য হওয়া উচিত। আপনি ছোট অপ্টিমাইজেশান করতে সপ্তাহে সপ্তাহে ব্যয় ট্র্যাক করতে পারেন, এবং আপনি বছরের জন্য ট্র্যাকে আছেন তা নিশ্চিত করতে মাসিক বা ত্রৈমাসিক সংখ্যাগুলিও দেখতে পারেন।

আবার, আপনি যদি ব্যবসায়িক ভ্রমণ প্রযুক্তি ব্যবহার না করেন, তাহলে একটি ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহ তৈরি করা আরও কঠিন যা সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের চাহিদা পূরণ করে। ভ্রমণকারীদের জন্য তাদের পছন্দের ভ্রমণপথ বুক করা আরও কঠিন। ট্রাভেল ম্যানেজারদের জন্য নীতি সম্মতি কার্যকর করা আরও কঠিন। এবং এক্সিকিউটিভদের জন্য ব্যবসায়িক ভ্রমণ থেকে তারা যে ROI চান তা দেখা আরও কঠিন।

আপনি যদি একটি সুবিন্যস্ত ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহ চান তবে আপনার ব্যবসার জন্য সঠিক ভ্রমণ প্রযুক্তিগুলি সনাক্ত করুন এবং প্রয়োগ করুন৷

আপনার কর্মপ্রবাহ তৈরিতে সহায়তা পান

আদর্শ ট্রাভেল ম্যানেজমেন্ট ওয়ার্কফ্লো তৈরি করা কঠিন হতে পারে — যদি আপনি নিজে থেকে এটি করার চেষ্টা করছেন।

JTB বিজনেস ট্রাভেলে, আমরা সংস্থাগুলিকে কার্যকর কর্মপ্রবাহ তৈরি ও বাস্তবায়নে সহায়তা করি। আমরা ভ্রমণ নীতি তৈরিতে সহায়তা প্রদান করি। আমরা ভ্রমণ প্রযুক্তি সুপারিশ করি। এবং আমরা সংস্থাগুলিকে তাদের দায়িত্ব পালনের দায়িত্ব পালনে সহায়তা করি। আমরা যা কিছু করি তার পিছনে রয়েছে ব্যবসায়িক ভ্রমণের জন্য একটি সাধারণ জ্ঞানের পদ্ধতি।

আপনি কি একটি ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহের জন্য প্রস্তুত যা কাজ করে? যোগাযোগ করুন আমরা কিভাবে সাহায্য করতে পারি তা খুঁজে বের করতে।