ব্যবসায়িক ভ্রমণ 101: ব্যবসায়িক ভ্রমণ কি? এবং কেন একটি ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কোম্পানি ব্যবহার?

আপনি যদি ভাবছেন কেন একটি ট্র্যাভেল ম্যানেজমেন্ট কোম্পানী ব্যবহার করবেন, তাহলে একজনের সাথে অংশীদারিত্ব করলে অনেক সুবিধা পাওয়া যায় তা আবিষ্কার করুন।

আপনি যখন ব্যবসায়িক ভ্রমণের সাথে শুরু করছেন, তখন আপনি "ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কোম্পানি" বা সংক্ষেপে TMC শব্দটির সম্মুখীন হতে পারেন। কেন একটি ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কোম্পানি ব্যবহার? টিএমসি-র সাথে অংশীদারি করার সময় কোম্পানিগুলি আবিষ্কার করে এমন অনেক সুবিধা রয়েছে।

আপনাকে ব্যবসায়িক ভ্রমণে আপনার যাত্রা ত্বরান্বিত করতে সহায়তা করার জন্য। এখানে ব্যবসায়িক ভ্রমণের পিছনে অনুপ্রেরণার পাশাপাশি একটি TMC এর সাথে কাজ করার সুবিধাগুলি দেখুন।

ব্যবসায়িক ভ্রমণ কি?

ব্যবসায়িক ভ্রমণ হল যখন একজন কর্মচারী তার প্রাথমিক অফিস ছেড়ে অন্য কোথাও কাজ করার জন্য। এতে সংক্ষিপ্ত ভ্রমণ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, যেমন সান দিয়েগোতে একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের সাথে দেখা করতে লস অ্যাঞ্জেলেসে আপনার বাড়ি ছেড়ে যাওয়া। এবং এর মধ্যে দীর্ঘ ট্রিপ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, যেমন আপনার কোম্পানির ইউকে অফিসের সাথে মিটিংয়ের জন্য শিকাগো থেকে লন্ডনে উড়ে যাওয়া। 

আমেরিকানরা প্রতি বছর 400 মিলিয়নেরও বেশি দূর-দূরত্বের ব্যবসায়িক ভ্রমণ করে, অনুসারে পরিবহন পরিসংখ্যান ব্যুরো. এই ভ্রমণগুলি সমস্ত দূর-দূরত্বের ভ্রমণের প্রায় 16% জন্য দায়ী। এই ভ্রমণে তাদের কর্মীদের পাঠাতে কোম্পানিগুলিকে কী অনুপ্রাণিত করে?

ব্যবসার জন্য ভ্রমণ করার জন্য বেশ কয়েকটি কারণ রয়েছে:

• ক্লোজিং ডিল: ব্যক্তিগতভাবে বড় এবং গুরুত্বপূর্ণ ডিলগুলি বন্ধ করা সাধারণ।
• নতুন বাজার অন্বেষণ: নতুন বাজারে প্রসারিত করতে খুঁজছেন কোম্পানি স্থল পরিস্থিতি অন্বেষণ এবং গবেষণা পরিচালনা করতে তাদের পরিদর্শন করবে.
• অভ্যন্তরীণ মিটিং: দূরবর্তী কাজের যুগে, কোম্পানিগুলি কর্মীদের অভ্যন্তরীণ মিটিং বা অন্যান্য সহযোগিতা ইভেন্টের জন্য ভ্রমণ করতে বলতে পারে।
• প্রসপেক্টিং: সংস্থাগুলি প্রায়শই তাদের পণ্য এবং/অথবা পরিষেবাগুলি প্রদর্শন করতে এবং সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের সন্ধান করতে এক্সপোতে যোগ দেয়।
• শিক্ষা: কোম্পানীগুলি কর্মচারীদের কনফারেন্সে ভ্রমণ করতে বলতে পারে যেখানে তারা তাদের কার্যকরী এলাকায় প্রবণতা এবং সর্বোত্তম অনুশীলন সম্পর্কে আরও শিখতে পারে।
• বিদ্যমান ক্লায়েন্টদের পরিদর্শন করা: অ্যাকাউন্ট ম্যানেজার এবং অন্যরা নিয়মিত তাদের সবচেয়ে বড় ক্লায়েন্টদের কাছে যেতে পারে। তারা তাদের চেক ইন করতে পারে, খাবার বা পানীয়ের জন্য তাদের নিয়ে যেতে এবং সাধারণত তাদের ব্যবসার জন্য কৃতজ্ঞতা প্রদর্শন করতে পারে।

কোম্পানী কর্মীদের ভ্রমণ করতে বলতে পারে কেন এই কারণগুলির কয়েকটি উদাহরণ। কর্মীদের জন্য একাধিক দিনের জন্য তাদের প্রাথমিক অফিস ছেড়ে যাওয়ার জন্য অসংখ্য প্রেরণা রয়েছে।

কর্পোরেট ভ্রমণ কে পরিচালনা করে?

প্রকৃত মানুষ যারা ভ্রমণ পরিচালনা করে তারা দুটি বিভাগে পড়ে: অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক।

অভ্যন্তরীণভাবে, একটি কোম্পানি মানবসম্পদ বিভাগের কাউকে ব্যবহার করতে পারে ভ্রমণকারীদের জন্য ট্রিপ বুক করতে এবং অন্যথায় ভ্রমণ প্রোগ্রাম পরিচালনা করতে। আরও নিবিড় ভ্রমণের সময়সূচী সহ কোম্পানিগুলির একজন ডেডিকেটেড ট্রাভেল ম্যানেজার বা এমন কেউ থাকতে পারে যিনি কর্মীদের জন্য ভ্রমণের ব্যবস্থা করেন।

কোম্পানিগুলি ভ্রমণ পরিচালনার জন্য তৃতীয় পক্ষের সাথেও কাজ করে। সংস্থাগুলি তাদের ভ্রমণ সম্পূর্ণরূপে তৃতীয় পক্ষের কাছে আউটসোর্স করতে পারে। তবে এটি প্রায়শই একটি হাইব্রিড পদ্ধতি যেখানে অভ্যন্তরীণ কেউ (যেমন একজন ট্রাভেল ম্যানেজার) তৃতীয় পক্ষের (যেমন একটি টিএমসি) সাথে কাজ করে।

কেন একটি ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা কোম্পানি ব্যবহার? 

আপনি যখন আপনার কোম্পানির জন্য ব্যবসায়িক ভ্রমণ অন্বেষণ করেন, তখন আপনি ভ্রমণ পরিচালনার সাথে যুক্ত অনেক কাজ এবং দায়িত্ব দ্বারা নিজেকে অভিভূত দেখতে পারেন। এই কারণেই অনেক সংস্থা টিএমসির সাথে কাজ করতে বেছে নেয়।

TMCগুলি সীমিত ভ্রমণের প্রয়োজন সহ ছোট ব্যবসা থেকে শুরু করে বিশাল ভ্রমণ বাজেটের সাথে বড় উদ্যোগ পর্যন্ত সবকিছু নিয়ে কাজ করে।

এই কোম্পানিগুলি টিএমসিগুলির সাথে কাজ করতে বেছে নেয় কারণ একটি তৃতীয় পক্ষের ব্যবস্থাপনা কোম্পানি প্রদান করতে পারে এমন অনেক সুবিধা রয়েছে, যার মধ্যে রয়েছে:

• বৃহত্তর দক্ষতা: একটি TMC ব্যবসা এবং এর ভ্রমণকারীদের সবকিছু দ্রুত এবং আরও দক্ষতার সাথে করতে সাহায্য করতে পারে। আপনার কোণায় ভ্রমণ বিশেষজ্ঞদের একটি দল আছে যাতে আপনার কর্মীরা তাদের কাজ করার উপর মনোযোগ দিতে পারে।
• কম দাম: টিএমসি-র প্রায়ই ডিসকাউন্টের অ্যাক্সেস থাকে যা শুধুমাত্র কারো জন্য উপলব্ধ নয়। তারা সংস্থাগুলিকে বিক্রেতাদের সাথে অনুকূল চুক্তি নিয়ে আলোচনা করতে সহায়তা করতে পারে।
• পরিচালিত ঝুঁকি: অফিস থেকে দূরে থাকাকালীন কর্মীদের সুস্থ ও নিরাপদ রাখার জন্য কোম্পানিগুলি কীভাবে তাদের দায়িত্ব পালনের দায়িত্ব পালন করে তা হল ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা। অনেক TMC ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পরিষেবা অফার করে যা কোম্পানিগুলিকে সেই দায়িত্ব পালন করতে সাহায্য করে।
• ব্যাপক নীতি: স্ক্র্যাচ থেকে একটি ব্যাপক ভ্রমণ নীতি তৈরি করা কঠিন। TMCs আপনার সংস্থাকে একটি ভ্রমণ নীতি তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে যা কোম্পানির চাহিদা এবং তার ভ্রমণকারীদের চাহিদা উভয়ই পূরণ করে।
• প্রযুক্তি বাস্তবায়ন: সঠিক প্রযুক্তি আপনাকে ব্যবসায়িক ভ্রমণে আপনার বিনিয়োগ সর্বাধিক করতে সাহায্য করতে পারে। একটি TMC আপনাকে আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সঠিক প্রযুক্তি সনাক্ত করতে এবং প্রয়োগ করতে সাহায্য করতে পারে।
• কাস্টম রিপোর্টিং: ভ্রমণ ব্যয় অপ্টিমাইজ করা তখনই সম্ভব যখন আপনার ভ্রমণ ডেটাতে অ্যাক্সেস থাকে। TMCs আপনাকে আপনার ভ্রমণ ডেটা সংগ্রহ এবং বিশ্লেষণ করতে সাহায্য করতে পারে যাতে আপনি আপনার প্রোগ্রামটি অপ্টিমাইজ করতে পারেন।
• ট্রিপ ব্যাঘাতে সহায়তা: ব্যবসায়িক ভ্রমণের সময় ঘটনা ঘটে। একটি আবহাওয়া ঘটনা একটি বিমানবন্দর বন্ধ করতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, বা যান্ত্রিক সমস্যা একটি ফ্লাইট বিলম্বিত হতে পারে। এই ব্যাঘাত ঘটলে টিএমসি পদক্ষেপ নিতে পারে এবং সাহায্য করতে পারে।

পূর্ববর্তী বিভাগে উল্লিখিত হিসাবে, ব্যবসায়িক ভ্রমণের সর্বাধিক সুবিধা পেতে TMCগুলি প্রায়শই তাদের ক্লায়েন্টদের কোম্পানিতে একজন ট্রাভেল ম্যানেজার বা অন্য কোনও ব্যক্তির সাথে কাজ করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি TMC কাস্টম রিপোর্টিংয়ের জন্য একটি সিস্টেম তৈরি করতে পারে। তারপরে একজন ভ্রমণ ব্যবস্থাপক গুরুত্বপূর্ণ ভ্রমণ-সম্পর্কিত সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় নির্বাহীদের কাছে ডেটা উপস্থাপন করবেন। অথবা একজন ভ্রমণ ব্যবস্থাপক একটি ভ্রমণ নীতি তৈরি করতে অভ্যন্তরীণ দলগুলোর সাথে কাজ করতে পারেন। তারপরে একটি টিএমসি নীতি পর্যালোচনা করবে এবং কীভাবে এটিকে উন্নত করা যায় সে সম্পর্কে সুপারিশ করবে।

সেরা TMC খুঁজছেন?

আপনি যদি একটি TMC খুঁজছেন, আপনি দুটি ভিন্ন অর্থপ্রদানের কাঠামো পাবেন। কিছু TMC বুকিং এবং অন্যান্য ক্রিয়াকলাপের জন্য ফি নেবে, যা দ্রুত যোগ করতে পারে এবং আপনার ভ্রমণ প্রোগ্রামকে আরও ব্যয়বহুল করে তুলতে পারে। অন্যরা একটি নির্দিষ্ট খরচে অন্তর্ভুক্তিমূলক চুক্তি তৈরি করে যাতে তারা ব্যয়বহুল ফি নিয়ে চিন্তা না করে তাদের ক্লায়েন্টদের কাছে সত্যিকারের সম্পদ হিসেবে কাজ করতে পারে।

JTB বিজনেস ট্রাভেলে, আমরা অন্তর্ভুক্তিমূলক চুক্তি তৈরি করার পরবর্তী পদ্ধতি গ্রহণ করি যা আমাদের ক্লায়েন্টদের কাছে সত্যিকারের সম্পদ হিসাবে পরিবেশন করতে দেয়। আমরা সংস্থাগুলিকে ব্যবসায়িক ভ্রমণে তাদের ব্যয় সর্বাধিক করতে সহায়তা করি, পাশাপাশি ভ্রমণকারীরা সম্ভাব্য সর্বাধিক উত্পাদনশীল এবং আরামদায়ক ভ্রমণ উপভোগ করতে পারে তা নিশ্চিত করি। আমরা যা কিছু করি তার পিছনে রয়েছে ব্যবসায়িক ভ্রমণের জন্য একটি সাধারণ জ্ঞানের পদ্ধতি।

আজ আমাদের সাথে যোগাযোগ আপনার TMC হিসাবে আমরা কি করতে পারি তা আবিষ্কার করতে।